L’expertise en audits de conformité et le suivi personnalisé

Vous souhaitez gagner du temps dans les évaluations de conformité réglementaire ?

Novallia vous propose :

Réaliser avec vous les évaluations de conformité réglementaire

L’ingénieur en charge du suivi du/des site(s) se rendra ainsi sur place pour procéder à ces évaluations, réalisées à partir d’une visite précise des installations et des équipements et une analyse des documents associés.

Nous proposons également une assistance pour la génération des plans d’actions qui représente la suite logique à donner aux exigences “à vérifier”, “non conformes” ou “conformes avec échéance”.

Mise à jour triennale des évaluations de conformité

Pour assurer le suivi de vos évaluations de conformité et être conforme aux exigences des normes ISO 14001, ISO 45001 ou ISO 9001, Novallia vous propose également une mise à jour triennale des évaluations de conformité (cfr ci-dessous “Audit de conformité triennal”)

Évaluer la conformité par grille d’audit ou par texte

Novallia propose la possibilité d’évaluer la conformité par grille d’audit ou par texte.
Particulièrement adaptée pour des sites nombreux, des chantiers ou des activités ne présentant pas de risque particulier, cette solution permet de procéder à une analyse de conformité partielle mais ciblée. Les grilles d’audit simplifie les exigences réglementaires dans un langage clair et accessible à tous, d’en choisir les plus pertinentes et de les regrouper dans des ensembles cohérents et donc très opérationnels.

Le Bulletin de Veille Réglementaire Personnalisé

Le Bulletin de Veille Réglementaire Personnalisé reprend sur une base mensuelle ou trimestrielle de manière précise et exhaustive les exigences nouvellement parues (qu’il s’agisse d’exigences nouvelles, de modifications ou d’abrogations d’exigences), qu’elles soient applicables ou données pour information au Site.

Contenu

Ce Bulletin contient un certain nombre de rubriques, dont :

• la synthèse des exigences
• l’étude des impacts potentiels de ces dernières
• les propositions d’actions concrètes à mener
• et les modifications corrélatives potentielles de la base de textes des sites ou des obligations correspondantes.

Cette prestation peut être faite par Site, par Activité, par Thème réglementaire, par Zone géographique ou tout autre critère pertinent.

Point de situation téléphonique trimestriel

Si vous souhaitez compléter le processus de veille réglementaire personnalisée, Novallia vous propose un point de situation téléphonique trimestriel pour échanger autour des actualités réglementaires qui impactent directement vos activités.

Ce point de situation vous permet  :

• d’être accompagné dans l’évaluation de la conformité réglementaire à chaque nouvelle réglementation applicable ou lors d’une modification d’une réglementation existante
• de bénéficier de conseils sur les plans d’actions associés aux non-conformités identifiées.

Cette réunion peut également :

• traiter des projets de textes pouvant impacter vos Sites
• être l’occasion d’échanger sur des questions ayant trait :

• • aux évaluations et/ou aux plans d’actions générés au cours du trimestre précédent
  • ou à l’Outil et ses fonctionnalités

Assistance depuis l’interface

En dehors de ces réunions téléphoniques, vous bénéficiez d’une assistance directement accessible depuis l’interface en cliquant sur l’icône correspondante.

Pour voir toutes les prestations incluses dans l’abonnement à l’outil, cliquez ici

Dans le cas où vous bénéficiez d’un Bulletin de veille personnalisé reprenant de manière précise et exhaustive les exigences, ce dernier vous sera envoyé avant la conférence téléphonique trimestrielle. Ce Bulletin de veille personnalisé sera commenté par le consultant de Novallia qui apportera tous les éléments nécessaires à la compréhension des exigences et à l’évaluation de la conformité pour les sites.

Une fois par an, et après une année de fonctionnement Novallia vous propose d’organiser une journée de travail.

Cette visite annuelle a pour objectif de :

• Réaliser une visite de site
• Vous orienter sur les nouveautés réglementaires et les évaluations de conformité réglementaires associées
• Identifier les éventuelles évolutions des activités susceptibles d’impacter la liste de textes et les évaluations de conformité
• Échanger sur vos questions sur l’outil et perfectionner ou former les utilisateurs sur les fonctionnalités de l’outil

Afin d’assurer un bon suivi, les évaluations doivent être réexaminées régulièrement

Cette régularité se trouve être notamment une exigence normative : les normes et référentiels tels ISO 14001 ou ISO 45001 contraignent l’organisme à une « réévaluation périodique des exigences »

Un intervalle de trois ans est défini par défaut.

En fait, le statut de conformité reste le même, mais une icône d’avertissement apparaît à côté du titre du texte et de(s) exigence(s) concernée(s).

Novallia peut assister le Site en mettant à disposition un ingénieur qui se chargera de ces réévaluations.

L’Utilisateur Principal est un collaborateur d’une Division ou d’un Groupe avec plusieurs Sites, qui accède à des fonctionnalités structurantes des bases de son périmètre :

1. 1. Création ou modification des comptes Utilisateurs sur son périmètre
   2. Priorisation des textes
   3. Paramétrage des évaluations périodiques
   4. Communication auprès de tous les Utilisateurs de son périmètre grâce à la diffusion des « Actus»
   5. Renseignement du champ « Annotation » avec des consignes ou des explications visibles par les autres utilisateurs

L’exercice de ce rôle fait l’objet d’une formation spécifique.

Cette formation permet également de traiter des fonctionnalités « Groupe », comme notamment les possibilités de consolidation/benchmark des Sites, les évaluations transversales ou autres outils de conduite des Sites ou du Système de Management.

Sur demande et dans les cas spécifiques, d’autres possibilités sont ouvertes et ce jusqu’à une co-administration complète de l’Outil. L’Administrateur, qui reçoit la formation correspondante, pourra dès lors créer des Sites et des Textes, accrocher ces derniers aux Bases personnalisées des Sites, etc.