Die Überwachung von Vorschriften ist zu einer strategischen Herausforderung für Unternehmen geworden, insbesondere in der Industrie, im HSE-Sektor oder an mehreren Standorten. Dennoch bleiben viele Regelungen unvollständig, wenig formalisiert oder schwer überprüfbar.
Das Ergebnis sind falsch identifizierte Verpflichtungen, unsichtbare Nichteinhaltungen… bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie kritisch werden.
Ausgehend von einer Checkliste, die wir bei Novallia erstellt haben: „7 Fragen zur Bewertung Ihres Systems zur Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften“, schlagen wir Ihnen dieses konkrete Raster vor, um den Reifegrad Ihres Systems zur Überwachung gesetzlicher Vorschriften zu bewerten und die vorrangigen Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Was ist eine Regulierungsüberwachung (Definition)?
Die regulatorische Überwachung umfasst :
- die Texte zu identifizieren, die auf ein Unternehmen anwendbar sind,
- ihre Entwicklungen zu verfolgen,
- diese Texte in operative Anforderungen umzusetzen,
- den Grad der Einhaltung bewerten,
- die notwendigen Maßnahmen zur Beseitigung der Nichtkonformität, d.h. zur Wiederherstellung der Konformität, zu steuern.
Eine effektive Regulierungsüberwachung ist daher mehr als nur das Sammeln von Informationen.
👉 Sie stellt ein umfassendes System zur Steuerung der Einhaltung von Rechtsvorschriften dar.
1. Eine klar definierte Verantwortung
Wer steuert Ihre Regulierungsüberwachung? Kein Verantwortlicher :
- Anleihen werden schlecht befolgt,
- die Entscheidungen nicht nachvollziehbar sind,
- die Haftung im Falle einer Kontrolle unklar wird.
Ein zuverlässiges System basiert auf :
- einen benannten Verantwortlichen,
- einen klaren Umfang,
- eine Verbindung zu den operativen Teams.
2. Eine vollständige Abdeckung von Aktivitäten, Standorten und Einrichtungen
Eine Regulierungsüberwachung muss 100 % des tatsächlichen Umfangs des Unternehmens abdecken.
Häufig zu beachtende Punkte :
- neue, nicht integrierte Standorte,
- Entwicklung der Aktivitäten,
- technische Einrichtungen hinzugefügt.
Konkretes Beispiel: Ein Gesetzestext ändert sich und führt neue Anforderungen ein, die auf eine bereits bestehende Aktivität anwendbar sind. Wenn diese Entwicklung nicht erkannt oder in die Überwachung einbezogen wird, arbeitet das Unternehmen weiterhin nach den alten Vorschriften und schafft eine Nichtkonformität, die bis zu einer Kontrolle oder einem Audit nicht sichtbar ist.
3. Zuverlässige Quellen und strukturierte Überwachung
Eine Regulierungsüberwachung basiert oft auf mehreren Quellen:
- Amtsblatt,
- Institutionelle Websites (Präfektur, …)
- Referenzorganisationen,
- Spezialisierte Basen.
Diese Quellen müssen identifiziert, die Häufigkeit ihrer Konsultation festgelegt und ihre Zuverlässigkeit garantiert werden. Andernfalls wird das System unberechenbar.
4. Umwandlung von Texten in operative Anforderungen
Dies ist einer der kritischsten Punkte.
Ein unbearbeiteter Gesetzestext ist in dieser Form nicht verwendbar.
Er muss umgewandelt werden in :
- konkreten Anforderungen,
- verständliche Aktionen,
- überprüfbare Kriterien.
Gute Praktiken, die wir in Novallia umsetzen :
- Aufteilung in Einzelanforderungen,
- Betriebsdatenblätter,
- Direkte Verbindung zu den Feldaktivitäten.
Hier liegt der Unterschied zwischen einer „theoretischen“ und einer wirklich nützlichen Überwachung.
5. Formalisierung der Konformitätsbewertung
Eine regulatorische Überwachung ist nur dann von Wert, wenn sie eine einfache Frage beantwortet:
Sind wir konform?
Diese Bewertung muss :
- formalisiert,
- argumentiert,
- historisiert.
Es ist unerlässlich, dass Sie in der Lage sind, Folgendes zu demonstrieren:
auf welcher Grundlage eine Anforderung als konform angesehen wird, welche Nachweise damit verbunden sind und welche Entscheidungen getroffen wurden.
6. Verknüpfung jeder Nichtkonformität mit einem Aktionsplan
Eine Nichtkonformität zu identifizieren, ohne sie zu behandeln, bedeutet, das Risiko zu akzeptieren.
Ein effektives System muss Folgendes beinhalten
- einen strukturierten Aktionsplan,
- ein Manager pro Aktie,
- eine klare Frist,
- eine Nachverfolgung.
In der Praxis sollten die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, die Konformitätsbewertung und der Aktionsplan als ein integriertes System und nicht als isolierte Schritte funktionieren.
7. Jederzeit auf eine Prüfung vorbereitet sein
Ein guter Indikator für den Reifegrad ist einfach: Können Sie Ihr System zur Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften morgen einem Auditor vorstellen?
Dies setzt voraus, dass :
- ein strukturiertes gesetzliches Register,
- der festgelegten Anforderungen,
- eine Historie der Entscheidungen,
- zugängliche Beweise.
Ohne Nachvollziehbarkeit kann selbst ein reales System als unzureichend angesehen werden.
Häufige Fehler bei der Regulierungsüberwachung
- eine auf die Sammlung von Informationen beschränkte Überwachung,
- das Fehlen einer Umwandlung in Forderungen
- ein unvollständiger Umfang,
- eine nicht formalisierte Bewertung,
- nicht befolgte Aktionspläne,
- eine nicht auditfähige Einrichtung.
Warum sollte man heute seine Regulierungsüberwachung strukturieren?
Eine strukturierte Regulierungsüberwachung ermöglicht :
- die Aktivitäten zu sichern,
- die rechtlichen Risiken zu begrenzen,
- Zeitersparnis bei Audits,
- die Einhaltung der Vorschriften wirksam zu steuern.
Sie wird zu einem echten Werkzeug für das Risikomanagement und die operative Steuerung.
Schlussfolgerung: Auf dem Weg zu einer strukturierten und ausgerüsteten Regulierungsüberwachung
Wenn Sie diese Punkte mit „Ja“ und einer konkreten Antwort in Ihrer Organisation beantworten konnten: gut gemacht! Ihr Monitoring ist ausgereift und strukturiert.
Angesichts der zunehmenden Komplexität der Vorschriften gehen viele Unternehmen von einer handwerklichen Überwachung zu einem strukturierten System über, das :
- ein gesetzliches Register,
- eine Basis von Anforderungen,
- eine Konformitätsbewertung,
- eine Überwachung der Aktionen.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Einhaltung der Vorschriften messbar, steuerbar und nachweisbar zu machen.
FAQ – Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
Was ist der Unterschied zwischen der Überwachung von Vorschriften und der Einhaltung von Vorschriften?
👉 Regulatorische Überwachung bedeutet, die anwendbaren Texte zu identifizieren und zu verfolgen.
👉 Die Einhaltung der Vorschriften entspricht dem Ergebnis: der Tatsache, dass man mit diesen Anforderungen übereinstimmt.
Ist die Überwachung von Vorschriften obligatorisch?
👉 Sie ist nicht immer explizit vorgeschrieben, aber sie ist unerlässlich, um die auf eine Aktivität anwendbaren rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Kann man seine Regulierungsüberwachung auslagern?
👉 Ja. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre regulatorische Überwachung ganz oder teilweise auszulagern, um ihr System zu sichern und an Zuverlässigkeit zu gewinnen.
Schlussfolgerung
Wenn mehrere dieser Punkte nicht unter Kontrolle sind, ist es wahrscheinlich, dass Ihr System zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften Schwachstellen aufweist.
Eine strukturierte Überwachung bedeutet nicht nur, die Texte besser zu überwachen.
Es bedeutet, ein System einzurichten, das in der Lage ist, die Vorschriften in konkrete, nachvollziehbare und nachweisbare Maßnahmen umzusetzen.
Kontaktieren Sie uns und wir werden sehen, wie wir Ihnen helfen können, ein zuverlässiges System einzurichten!