Die Herausforderungen für ein gutes Tool zur Überwachung von Rechtsvorschriften
In Bezug auf die Gesetzgebung gibt es keinen Trend zur Vereinfachung, vor allem nicht in Europa. Die Gesetze entwickeln sich weiter, ändern sich sehr schnell und wirken sich auf das Land oder die Gruppe aus, in dem/der sie erlassen werden, aber auch auf die Nachbarländer. Die Europäische Union produziert Vorschriften, die natürlich die Unternehmen ihrer Mitglieder beeinflussen, aber auch die Schweiz und Länder außerhalb der EU und der Schweiz, wie z.B. afrikanische Länder, in denen internationale Konzerne ansässig sind.
Die Komplexität der Durchführung einer umfassenden Regulierungsüberwachung veranlasst Unternehmen heute, diese Aufgabe vertrauenswürdigen Partnern anzuvertrauen, die über Expertenteams für Regulierung und digitale oder Software-Tools verfügen, die den Zugang zu digitalisierten Textdatenbanken ermöglichen.
Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Monitoring-Tools beachten?
1. Die Personalisierung
Nicht alle Unternehmen haben die gleichen regulatorischen Verpflichtungen. Daher sollte Ihr Monitoring-Tool erweiterte Anpassungsmöglichkeiten bieten.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen nach Ihrer Branche, den Bereichen, die Sie abdecken wollen, und den Unterbereichen (z.B.: im Umweltbereich können Sie den Unterbereich „Luftqualität“ haben) und Ihren spezifischen Anforderungen (Gruppenanforderungen oder normative Anforderungen) filtern können.
Die Personalisierung hat ihren Preis, wenn Sie standardisierte Vorabendnachrichten bevorzugen, können Sie hier sparen. Achten Sie jedoch darauf, diese Einsparungen nicht auf die Arbeitszeit für das Sortieren der Texte umzulegen!
2. Die Regelmäßigkeit der Aktualisierung der Texte
Je nach Anbieter können die Texte mehr oder weniger regelmäßig aktualisiert werden. Dies sollte vor der Beauftragung beachtet werden, da eine qualitativ hochwertige Überwachung der Rechtsvorschriften auf zuverlässigen Quellen und regelmäßigen Aktualisierungen beruht.
3. Eine reibungslose Verwaltung des Benutzerzugriffs
Ein gutes Tool zur Überwachung von Vorschriften muss eine Verwaltung der Zugriffsrechte bieten, die auf jeden Benutzer zugeschnitten ist. Insbesondere bei einem Industriekonzern mit mehreren Standorten müssen die Mitarbeiter je nach ihrer Verantwortungsebene leicht auf die wichtigsten Informationen zugreifen können. Einige Tools bieten sogar die Möglichkeit, personalisierte Benachrichtigungen einzurichten, damit jeder Benutzer nur die Informationen erhält, die ihn betreffen, z.B. Aktionspläne.
👉 Tipp: Ihre Teams können sich ändern! Wenn Sie eine Lösung haben, die die Registrierung einer unbegrenzten Anzahl von Nutzern ermöglicht, werden sich Ihre Kosten pro Nutzer nicht ändern und Sie müssen den Vertrag mit Ihrem Anbieter nicht überarbeiten.
4. Eine Textklassifikation mit Erläuterungen und Suchmaschine
Eine unsortierte Flut von regulatorischen Informationen kann schnell unübersichtlich werden. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die neue Verpflichtungen klar klassifiziert und erläutert: neue Texte, Änderungen an Texten oder aufgehobene Texte.
Einige Tools bieten von Experten verfasste Analysen, interaktive FAQs und zusammenfassende Übersichten. Ziel ist es, Ihnen Zeit zu sparen, indem Sie mühelos auf das Wesentliche zugreifen können.
5. Die Möglichkeit, seine Einhaltung zu bewerten
Die Kenntnis der Vorschriften ist der erste Schritt. Um weiter zu gehen, müssen Sie die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen bewerten und Nichtkonformitäten beheben. Ein umfassendes Tool zur Überwachung von Vorschriften ermöglicht dies und bietet auch ein Modul zur Verwaltung von Aktionsplänen.
6. Direkter Austausch mit den Experten
Angesichts komplexer Rechtstexte ist eine reaktionsschnelle Unterstützung von entscheidender Bedeutung. Bevorzugen Sie Plattformen, auf denen Sie Ihre Fragen direkt an Spezialisten richten können. Ein kompetenter und verfügbarer Support macht den Unterschied, wenn eine Vorschrift Unsicherheiten aufwirft. Diese Funktion hat ihren Preis, ist aber für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich.
7. Das Fachwissen und die Synergie der Teams hinter dem Tool
Neben den Funktionen ist auch die Fachkenntnis des Teams, das Ihr Tool betreut und aktualisiert, von entscheidender Bedeutung. Lösungen, die von Juristen und Ingenieuren entwickelt wurden, die auf Ihren Sektor spezialisiert sind, werden Ihren Bedürfnissen viel näher kommen. Die Kombination dieser beiden Funktionen ist ein Pluspunkt für die Verwaltung von Industriestandorten: einerseits die perfekte Kenntnis der Vorschriften und andererseits die perfekte Kenntnis der Anwendung dieser Vorschriften.
Treffen Sie noch heute die richtige Wahl!
Lassen Sie nicht zu, dass die Komplexität der Vorschriften Ihr Geschäft behindert. Wählen Sie ein Tool zur Überwachung von Vorschriften, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Bei Novallia können wir Ihnen 2 Tools zur Überwachung von Vorschriften anbieten: das umfassende Tool NV Compliance und unser einfaches Textdatenbank-Tool NV Legal.
NV Compliance ist eines der besten Instrumente zur Überwachung von Vorschriften auf dem Markt und hat alle oben genannten Qualitäten:
- Personalisierung
- Regelmäßigkeit der Aktualisierungen und Zuverlässigkeit
- Unbegrenzter Zugang für die Nutzer: Sie zahlen nur für das Abonnement, nicht für die Anzahl der Verbindungen.
- eine leistungsstarke Suchmaschine, die bald durch KI verstärkt wird
- ein Modul für die Einhaltung von Vorschriften und ein Modul für einen effektiven Aktionsplan
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