Der SGU-Manager ist ständig mit notwendigen und oft dringenden Maßnahmen konfrontiert, die gleichzeitig von seinem Management, den Vorschriften, internen und externen Auditberichten, Normen usw. ausgehen. Wenn Unternehmen ihre Prozesse verbessern wollen, müssen sie auch Aktionspläne und Maßnahmen zur Verwaltung dieser Aktionen einführen.
Welche Instrumente für einen Verbesserungsprozess?
Viele Unternehmen, die einen Prozess der Prozessverbesserung beginnen, müssen eine Methode finden, um den Prozess zu verfolgen und Korrekturmaßnahmen zu erstellen. Die meisten arbeiten immer noch mit einer Excel-Datei und teilen diese zwischen den verschiedenen Beteiligten.
Leider ist es bei diesem Dateityp oftmals kompliziert, den Inhalt der Datei zu verstehen.
- die einzelnen Projekte zu verfolgen,
- effektiv mit internen und externen Interessengruppen zusammenzuarbeiten,
- eine Historie des Fortschritts zu haben
- Berichte zu erstellen oder Indikatoren an die Hierarchie weiterzuleiten
- ein Werkzeug zu haben, das jedem jederzeit und in den aktualisierten Versionen der Dokumente zur Verfügung steht
Auf dem Markt gibt es sowohl interne Software als auch Tools für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement wie Monday, Trello, WIMI, aber diese sind in mancher Hinsicht recht begrenzt und ermöglichen weder eine feine Anpassung der Eingabe- und Ausgabedaten noch eine „saubere“ Ausführung der Maßnahmen zur Beseitigung von Nichtkonformitäten und noch weniger die Messung des Fortschritts.
Wie eine SAAS-Lösung für die Einhaltung von Vorschriften es jeder Art von Struktur ermöglicht, ihre globalen Maßnahmen zu steuern
Die NV Compliance-Lösung von Novallia ist eine Lösung, die es jeder Art von Struktur ermöglicht, die folgenden Punkte zu steuern seine globalen Compliance-Maßnahmen.
Da die Einhaltung der Vorschriften und die kontinuierliche Verbesserung von Standorten, Produkten oder Aktivitäten das ultimative Ziel ist, wird die Anwendung den gesamten Prozess der Einhaltung der Vorschriften unabhängig vom Ziel verfolgen:
- Beginnen Sie mit der Identifizierung von „was zu tun ist“, ob es sich dabei um gesetzliche oder normative Anforderungen, Ergebnisse interner/externer Audits oder Entscheidungen des Managements handelt.
- die Identifizierung von Abweichungen mit Hilfe des Moduls für die Konformitätsbewertung.
- Schließlich wird das Modul zur Umsetzung von Aktionsplänen zur Verbesserung und Einhaltung der Vorschriften verwendet.
Darüber hinaus kann die Lösung eine Reihe von Diagrammen, Statistiken, Indikatoren und Dashboards erstellen und automatisieren, um den Überblick über den gesamten Prozess zu optimieren.
Ein konkretes Beispiel: Steuerung von Verbesserungsmaßnahmen nach einem Auditbericht
➡️ Herausforderungen
Ein Unternehmen möchte seinen Verbesserungsprozess durch die Einführung von Korrekturmaßnahmen steuern, die nach Prozessen geordnet sind. Sie nutzt unser webbasiertes Tool, um die Aktionen zu verwalten.
Seine besonderen Bedürfnisse sind unter anderem
- Einspeisung und Nutzung des Tools durch Import und Export von bestehenden Excel-Dateien oder Schlussfolgerungen aus Prüfungsberichten
- Interne Überwachung der Maßnahmen durch Berichterstattung über mehrere Dimensionen und die Historie
- Steuerung von Aktionsplänen durch Versendung von Benachrichtigungen an die entsprechenden Treiber
- Kontrolle der Durchführung von Aktionen durch die Einrichtung von Sperren und Warnungen
- Zusammenarbeit und Austausch zwischen den Beitragenden
Was die Einrichtung betrifft, so ist es wichtig, dass Sie sich an die Regeln halten. :
👉 Definition der Anforderungen und Eingabe in die Datenbank
Das Team von Novallia eröffnet eine Baumstruktur, die z.B. auf den einzelnen Prozessen basiert. Jede Kategorie wird durch das Einstellen von Nichtkonformitäten erweitert. Mit anderen Worten: die Ergebnisse der Audits. werden als regulatorische Anforderungen behandelt. in der üblichen Logik der NV Compliance.
👉 Die Bewertung von Abweichungen
Über das Modul „Compliance“ ermöglicht die Anwendung NV Compliance die Bewertung von Abweichungen. Entweder direkt in der Anwendung durch Hinzufügen eines Status :
- Entspricht: Die Anforderung ist auf den Standort anwendbar und wird eingehalten.
- Nicht konform / Geringfügige Nichtkonformität / Größere Nichtkonformität: Die Anforderung gilt für den betreffenden Umfang, wird aber nicht erfüllt. Die Nichtkonformität kann priorisiert werden.
- Zu prüfen: Der Nutzer hat nicht genügend Elemente, um ein Urteil zu fällen (Mangel an Beweismitteln oder Evidenz).
- Nicht konform in Zukunft: Die Anforderung wird bis zum erforderlichen Datum der Wiederherstellung der Konformität erfüllt.
- Zur Information: Die Nichteinhaltung bezieht sich auf eine Allgemeinheit oder auf eine Person, die nicht der Kunde ist.
- Nicht anwendbar: Die Nichtkonformität bezieht sich auf eine Aktivität oder Information, die in dem betreffenden Bereich nicht vorhanden ist.
Die Konformitätsbewertung kann auch offline in Excel durchgeführt werden, indem die Exportfunktion verwendet wird. Der Bewertungsbericht wird folgende Angaben enthalten
- Der Zustand der Übereinstimmung
- Die Bewertungstermine
- Anmerkungen und Kommentare
- ggf. die Notwendigkeit, einen Aktionsplan zu erstellen
Der Nutzer kann auch direkt im Bericht Bewertungen vornehmen und Kommentare hinzufügen. Er importiert ihn anschließend wieder in das Tool und die Änderungen werden automatisch übernommen.
Das Wichtigste bei der Verwendung dieser Excel-Export- und Re-Importfunktion ist die Einigung auf die verwendeten Begriffe: Sie müssen mit Hilfe eines Verfahrenshandbuchs eine Einigung erzielen, das verwendete Vokabular zu Beginn harmonisieren. Sie sollten sich zunächst auf einen einheitlichen Wortlaut einigen und diesen für jeden Abschnitt beibehalten.
👉 Aktionsplanmodule
Die NV Compliance-Anwendung enthält ein Menü, das für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich ist: das Menü „Aktionspläne“. Anforderungen, die als nicht konform identifiziert werden, erzeugen halbautomatisch einen Aktionsplan.
Der Ersteller des Aktionsplans weist jeder Aktion :
- Ein Wortlaut
- Eine Referenz (freier Text)
- Eine Priorität
- Ein Aktionsplanbeauftragter, ein Pilot
- die Eröffnung (oder Nicht-Eröffnung) von Sonderaufgaben
- Der Mahnprozess: regelmäßige und/oder einmalige Mahnungen
- Die Methode zur Berechnung der Fortschrittsraten
- Ein Start- und ein Enddatum für die Aktion
👉 Die innovativen Funktionen von NV Compliance
- Online-Freigabe aller Informationen
- Excel-Import und Re-Import zu jeder Zeit
- Dashboards, die die Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit anzeigen
- Personalisierung der Indikatoren
- Versorgung des Moduls durch das Novallia-Team und Anpassung an das Unternehmen
Fazit: Warum sollten Sie als SGU-Manager NV Compliance zur Verwaltung Ihrer Auditberichte einsetzen?
- Optimierung der Produktivität NV Compliance: NV Compliance vereinfacht das Projektmanagement und die Bewertung der Einhaltung von Vorschriften, indem alle Daten und Prozesse zentralisiert werden. Das Team spart wertvolle Zeit, indem es die lästigen Aufgaben des Sammelns und Verfolgens von Informationen vermeidet.
- Erleichterte Zusammenarbeit in Echtzeit Im Gegensatz zu Excel, das die Verwaltung mehrerer Dateiversionen erfordert, ermöglicht NV Compliance die Zusammenarbeit in Echtzeit. Teams können gemeinsam an einem Projekt arbeiten, sofortige Aktualisierungen sehen und vor allem Verzögerungen durch den Austausch von Dateien eliminieren.
- Transparenz und Sichtbarkeit Mit unserer Anwendung erhalten Unternehmen einen Echtzeit-Einblick in den Status jedes Projekts und die Einhaltung der Vorschriften durch Ihre Betriebe. Dies ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen besser zu verteilen und potenzielle Verzögerungen zu minimieren.
- Personalisierung und Flexibilität NV Compliance ist eine webbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um sich an die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen anzupassen. Sie kann auf der Ebene der Eingaben angepasst werden: Sie können sowohl Verbesserungsprozesse nach einem Audit als auch Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften steuern.
- Zugang zu ausführlichen Analysen und Berichten Excel kann in seinen analytischen Fähigkeiten eingeschränkt sein und erfordert eine Beherrschung der Formeln, die nicht immer für jedermann zugänglich ist. Unsere Anwendung bietet erweiterte Analysefunktionen für den Grad der Einhaltung (Haupt-, Neben-, zukünftige Einhaltung usw.) und erstellt detaillierte Berichte und anpassbare Dashboards. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die Einhaltung der Vorschriften und die Leistung des Projekts.
- Verbesserte Datensicherheit und Historizität Datensicherheit ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht. Unsere Anwendung bietet fortschrittliche Sicherheitsstufen, einschließlich Datenverschlüsselung und benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen, die sensible Informationen viel besser schützen als eine gemeinsam genutzte Excel-Tabelle und es ermöglichen, die Arbeit der verschiedenen Protagonisten zu verfolgen.
- Einfache Anbindung an die Einhaltung von Vorschriften und Normen, so dass die Verantwortlichen ein einziges transversales Tool verwenden können.