Eine der wichtigsten Aufgaben der SGU-Funktion ist die ständige Überwachung der Entwicklung der Vorschriften, die mit den Aktivitäten des Unternehmens verbunden sind. Viele SGU-Manager arbeiten immer noch mit Excel, um diesen Aspekt ihrer Arbeit zu verwalten.
Mit dem Aufkommen neuer Technologien und spezieller Software stellt sich jedoch die Frage, ob die Verwendung einer einfachen Excel-Tabelle immer noch effektiv und relevant ist, um den erhöhten Überwachungsaufwand zu bewältigen und alle Aspekte der Einhaltung von Vorschriften zu behandeln.
Es ist heute allgemein anerkannt, dass die Digitalisierung, d.h. der Übergang zu einer Webanwendung und Datenbanken, erhebliche Einsparungen an Zeit und Kosten mit sich bringt.
Die Vorteile von Excel für die Überwachung und Einhaltung von Vorschriften
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Einfachheit
Die Software der Microsoft Office Suite ist bald 40 Jahre alt, so dass es für viele Menschen einfacher ist, mit dieser allgemein bekannten Tabellenkalkulation zu arbeiten. Außerdem kann das Erlernen der Verwendung eines neuen Tools einige Mitarbeiter entmutigen, da es eine zusätzliche Arbeitsbelastung darstellt.
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Flexibilität
Das berühmte Tabellenkalkulationsprogramm kann auf verschiedene Arten angepasst werden, was demjenigen, der die Überwachung der Vorschriften durchführt, eine große Flexibilität bei der Arbeit ermöglicht. In der Tat wird der SGU-Manager das Tool vollständig an seine Arbeitsweise anpassen. Die Software ermöglicht es außerdem, auf Fehler zurückzukommen und sie zu korrigieren.
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Die Kosten
Da es in die Office-Suite von Microsoft integriert ist, muss ein Unternehmen, das bereits über diese Lizenz verfügt, nicht in ein neues Werkzeug für die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften investieren.
Die Nachteile von Excel für die Überwachung und Einhaltung von Vorschriften
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Die Zeit
Der Zeitaufwand für die Arbeit mit Excel ist ein echtes Problem bei der Überwachung von Rechtsvorschriften. Die Entwicklung einer Strategie zur Überwachung von Vorschriften in Excel ist sehr zeitaufwendig, da die Vorschriften vielfältig sind und manchmal mehr als tausend Zeilen umfassen. Die Zeit, die mit diesem Tool verbracht wird, kann eine große Verschwendung für den SGU-Überwacher sein, der oft allein ist und sich an dieser Aufgabe abarbeitet.
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Das Fehlerrisiko aufgrund der Anzahl der Zeilen
Für einen gewöhnlichen Industriestandort stellen die Umweltvorschriften in Kombination mit den Vorschriften für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz mehr als 300 Texte und somit etwa 16.000 Anforderungen dar, die geprüft werden müssen. Jede Anforderung wird in einer Zeile in einer Excel-Tabelle platziert und der SGU-Manager muss die Einhaltung der Anforderungen in seinem Betrieb für jede dieser Anforderungen überprüfen. Es ist leicht zu verstehen, dass das Risiko von Fehlern in einer einfachen Tabellenkalkulation hoch ist, in der man leicht den Überblick verlieren kann.
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Mangel an Automatisierung
Jede Anforderung des Textes muss von Hand überprüft werden und jeder Aktionsplan zur Behebung der Nichtkonformität muss ebenfalls jedes Mal „manuell“ erstellt werden, was für den Verantwortlichen einen großen Zeitverlust bedeutet. Es ist nicht möglich, Szenarien zu erstellen oder bestimmte Überprüfungen zu automatisieren.
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Mangel an Überblick
Es ist offensichtlich, dass es bei einer Tabellenkalkulation mit mehr als 15.000 Zeilen an Übersicht und Konsolidierung der Daten mangelt, insbesondere wenn der Standort zu einer Gruppe gehört. Sie können zwar zugehörige Grafiken erstellen, aber die Arbeit muss bei jeder Änderung der Vorschriften erneut durchgeführt werden.
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Mangel an Echtzeitvisionen
Die Excel-Tabelle berücksichtigt Änderungen nur, wenn der SGU-Manager eine Vorschrift in seine Tabelle einträgt. Sie bietet auch keinen Echtzeitüberblick über den Arbeitsfortschritt (Anzahl der bewerteten Anforderungen) oder die Einhaltung der Vorschriften am Standort, es sei denn, der SGU-Manager aktualisiert sie täglich, was sehr zeitaufwendig ist.
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Zusammenarbeit
Eine einfache Excel-Tabelle ermöglicht keine effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern oder Abteilungen. Es besteht ein großes Risiko, dass mehrere Versionen erstellt werden und Daten oder Versionen verloren gehen. Die Online-Zusammenarbeit kann eine Lösung sein, aber bei einer so großen Datei bleibt manchmal das Risiko von Fehlern bestehen.
Außerdem ist es mit diesem Werkzeug und der extremen Anpassung der Tabellenkalkulation nicht einfach, die Abwesenheit von Mitarbeitern zu verwalten, insbesondere bei Urlaub oder bei der Übertragung an neue Mitarbeiter.
Welche Alternativen zu Excel gibt es heute?
In einer Zeit, in der die Digitalisierung in den Unternehmen Einzug hält, gibt es auf dem Markt zahlreiche Tools zur Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Ein gutes Tool zur Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird im Vergleich zu einer Überwachung auf Excel-Basis eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten, insbesondere durch die Automatisierung bestimmter Prozesse und regelmäßig aktualisierte Datenbanken.
Das Schlusswort…
Der Wechsel von Excel zu einer digitalisierten Lösung ist ein großer Schritt zur Rationalisierung der Arbeit des SGU-Managers. Für das Unternehmen ist es eine Investition, die sich jedoch innerhalb weniger Monate auszahlt:
- Zeitersparnis für den HSE-Manager,
- eine gewisse Vollständigkeit der Listen der anwendbaren Texte
- Produktivitätsgewinn durch die Automatisierung des Prozesses: Konformitätsbewertung, Steuerung von Aktionsplänen, relevante und zielgerichtete Extraktionen
- die Übersicht und die Konsolidierung in Echtzeit.
Die Lösung von Novallia
Novallia hat eine Hybridlösung innerhalb seiner Webanwendung NV Compliance vorgesehen: die Möglichkeit, in Excel-Form zu exportieren, seine Konformität zu bewerten und dann das Dokument wieder zu importieren: die Parameter werden automatisch in der Anwendung aktualisiert.
Sehen Sie sich unten eine Vorschau des Excel-Exports an.