“Nul n’est censé ignorer la loi” ! Ce principe juridique bien connu guide les personnes dans la société mais également les entreprises. Cela répond déjà à la question « pourquoi faire de la veille réglementaire »
En effet, le besoin fondamental des entreprises, la base de toute stratégie devrait être : se mettre en conformité avec les exigences légales/réglementaires qui concernent mes activités ou le lieu de mon exploitation.
C’est-à-dire :
- Connaître les lois applicables à son activité ou au lieu d’implantation de son entreprise
- Anticiper les évolutions de la réglementation
- Se mettre à jour à chaque changement de réglementation ou d’activité
- Éventuellement, et pour de plus en plus d’entreprises, répondre au cahier des charges des normes ISO 45001, 14001, 50001, 19443, etc.
Les besoins corrélés, tout aussi importants :
- Diminuer les risques environnementaux et professionnels
- Valoriser son image
- Gagner du temps sur des tâches chronophages pour valoriser son expertise ailleurs
- Se doter d’un système structuré pour organiser sa mise en conformité
Seul, peut-on faire face à la réglementation ?
On peut évidemment décider de s’en occuper seul, mais il faudra veiller aux points suivants :
- Le temps : la tâche est extrêmement chronophage ! Si vous buvez votre café le matin en lisant le journal officiel c’est une chose, mais vous devez aussi vous renseigner sur le code de l’environnement, les nouveautés du code de la santé sécurité au travail, éventuellement les nouvelles exigences des Normes si votre entreprise se trouve dans une démarche de certification ISO, mais aussi le code de la santé sénégalais si votre groupe possède une filiale à Dakar… bref une fois toutes les exigences applicables à votre entreprise répertoriées… vous n’êtes qu’à la moitié du chemin car il faudra maintenant penser à la conformité.
- La multiplication des sources législatives : on l’a dit ci-dessus, selon votre situation, vous devez aller chercher les informations auprès de nombreuses sources… l’information n’est pas facilement accessible
- L’erreur humaine : il est malheureusement facile d’oublier un texte ou un décret dans la multiplicité des informations. Ensuite si vous réalisez votre mise en conformité, il vous faudra un outil de suivi des actions de remise en conformité afin de lever les non-conformités et enfin présenter un rapport prouvant votre taux de conformité aux instances de contrôle.
Les avantages d’un système numérisé de veille et conformité réglementaire.
C’est en 2010 que nous avons commencé l’aventure de la création d’un outil en mode SaaS pour la veille réglementaire. Cela fait donc plus de 14 ans que nous sommes un acteur crédible de ce qu’on appelle aujourd’hui la “LEGAL TECH”.
En effet, ce savoir-faire s’est peaufiné d’année en année pour devenir notre cœur de métier aujourd’hui.
Il repose sur trois piliers :
- L’expertise et la forte valeur ajoutée de nos ingénieurs et juristes dans la connaissance et compréhension des lois, règlements, codes, décrets, etc. Expertise d’abord dans les corpus européens : français et belges, de l’Union européenne et de la Suisse, ensuite africains avec notamment un recueil de textes tunisiens, marocains, sénégalais, ivoiriens, maliens, burkinabés, etc. Sachant que l’Allemagne, la Pologne et l’Espagne viendront en 2025 rejoindre cette belle collection
- La structuration efficace, intelligente des bases de données de textes. En effet, un outil ergonomique se dote d’abord d’une structure et d’une arborescence qui répondent aux besoins des utilisateurs les plus exigeants. Les années d’expérience nous ont permis d’affiner cet aspect essentiel, cette base sur laquelle on peut ensuite bâtir une application web qui tient compte de tous les scénarios possibles.
- Enfin, l’interface utilisateur d’une application web qui permette de répondre efficacement aux tâches des responsables HSE ou responsables de sites, en charge de la mise en conformité. Depuis 2012 que nous pilotons l’intégralité du processus, du cahier des charges jusqu’au développement de notre application. Depuis la première version à la dernière (NV Compliance et sa déclinaison NV Legal), nos équipes de développeurs veillent à utiliser les dernières technologies de développement à la pointe tout en privilégiant la vitesse et l’ergonomie, et cela, pour une expérience utilisateur optimale.
Les autres avantages concrets généraux d’une veille réglementaire organisée et efficace
- Réduction des accidents et prévention de la sécurité
- Prévention des risques de non-conformité : avec anticipation des délais de mise en conformité et prévention des sanctions financières ou administratives
- Maintien de la compétitivité et de la durabilité de l’entreprise
- Valorisation de son image de marque
- Sécurisation des données via un schéma complexe d’hébergement
Adoption d’un système numérisé de veille réglementaire = un retour sur investissement de moins de 6 mois !!
Pour un site industriel de 300 personnes environ, l’adoption d’un système de base de données numérisées avec l’expertise Novallia est amortie en 6 mois. On ajoute à cela le suivi des plans d’actions semi automatisé pour rendre le travail de remise en conformité 2 X plus rapide.
Enfin, les responsables HSE peuvent extraire de l’outil des rapports de toute sorte : la liste des non-conformités à l’instant T, le pourcentage total de la conformité, les non-conformités à venir, les plans d’actions en cours. Bref un ensemble de rapport et de données consolidées pour étayer ses actions et accompagner les décisions stratégiques.
Si cet article a aiguisé votre curiosité, vous voudrez certainement en savoir plus : contactez-nous pour accéder à une démonstration de notre solution.