L’ISO 45001 est une norme internationale qui établit des exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
Pour les organisations soucieuses de maintenir leur conformité réglementaire et d’améliorer leurs pratiques en termes de sécurité, l’utilisation d’un outil de veille et conformité réglementaire peut s’avérer extrêmement bénéfique.
Dans cet article, nous explorerons les avantages de l’utilisation d’un tel outil pour maximiser l’efficacité de la démarche normative.
Les exigences de la normes ISO 45001
La norme ISO 45001 contient plusieurs exigences concernant la veille et la conformité réglementaire.
En effet, au paragraphe 6.1.3 de la norme, il est précisé l’existence de 4 niveaux d’exigences ;
- L’organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour un processus pour déterminer les exigences légales et autres exigences actualisées qui sont applicables à ses dangers, à ses risques pour la S&ST et à son système de management de la S&ST et y avoir accès
Les exigences légales étant celles auxquelles l’organisme DOIT se conformer et les autres exigences, celles auxquelles l’organisme CHOISIT de se conformer, par exemple des Exigences du Groupe auquel il appartient. - L’organisme doit déterminer comment ces exigences légales et autres exigences s’appliquent à l’organisme et ce sur quoi il est nécessaire de communiquer
- L’organisme doit prendre en compte ces exigences légales et autres exigences dans l’établissement, la mise en œuvre, la tenue à jour et l’amélioration continue de son système de management de la S&ST.
- L’organisme doit tenir à jour et conserver des informations documentées sur ses exigences légales et autres exigences et s’assurer qu’elles sont mises à jour et tiennent compte des éventuels changements
Ensuite, au paragraphe 6.1.4, l’organisme doit planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités, avec notamment les exigences suivantes :
- L’organisme doit planifier les actions à mettre en œuvre pour répondre aux exigences légales et autres exigences
- L’organisme doit planifier les actions à mettre en œuvre pour anticiper ou faire face aux situations d’urgence
- L’organisme doit planifier la manière d’intégrer et de mettre en œuvre ces actions au sein des processus du système de management de la S&ST ou des autres processus métiers
- L’organisme doit planifier la manière d’évaluer l’effectivité/efficacité de ces actions.
La veille réglementaire demandée par l’ISO 45001, en pratique
Il s’agit donc de déterminer un corpus de textes réglementaires :
- exhaustif quant aux activités, produits et installations de l’entreprise et à son cadre : sa structure, sa taille, son personnel, ses équipements, ses activités spécifiques. Il s’agira, en fonction des systèmes légaux, de Lois, de Décrets, d’Arrêtés, de Circulaires ou de réglementations régionales ou locales, y compris les engagements pris à l’égard des Autorités.
- traitant des domaines choisis : Aménagements locaux, Equipements de travail, Produits, Ergonomie, etc.
- et de les trier par thèmes et sous-thème dans un document consultable par tous
Ce que facilite l’application web de veille et conformité réglementaire dans la mise en place du SM ISO 45001
- L’application de veille réglementaire répond à la première exigence de recueil de textes réglementaire et de veille efficace, elle permet de maintenir sa veille constamment à jour grâce à la mise à jour bi-mensuelle des textes
- L’outil en ligne aide à la compréhension : en effet, grâce à une structure claire du texte, l’appli web permet une vue d’abord globale du texte applicable (thème et applicabilité du texte) et ensuite, un approfondissement. Ce qui renforce la compréhension et le champ d’action du texte, donc l’applicabilité et la communication de ces exigences.
- NV Compliance offre la possibilité de mise en conformité et un suivi interne de la conformité à la norme ISO 45001 grâce à la création et à mise en place de plans d’actions attribués à une personne et à son pilotage depuis sa création jusqu’à son exécution complète.
- L’appli permet de conserver les informations, de consulter l’historique des actions effectuées et ensuite, l’export de rapports pour la communication aux parties prenantes y compris une préparation facilitée aux revues de Direction.
Un des points importants de la norme ISO 45001 est celui de faire la démonstration de son amélioration continue sur les points choisis et de démontrer l’engagement du leadership.
Grâce à l’utilisation d’un outil web de veille et conformité réglementaire, le leadership a accès à toutes les données qui concernent la mise en conformité de son entreprise, qu’elle soit présente à un endroit ou divisée en plusieurs sites.
L’entreprise qui entre dans une démarche de certification peut à chaque instant prouver l’avancement de sa démarche grâce aux tableaux de bord de l’application web.
En conclusion, l’utilisation d’une application de veille réglementaire est un formidable outil pour les organisations dans l’optimisation de leur conformité réglementaire et le renforcement de leur culture de sécurité au travail, notamment lors de la mise en place d’un processus de certification ISO 45001.
Les entreprises bénéficient d’une gestion proactive des obligations réglementaires, de l’accès à des mises à jour en temps réel et d’un suivi de la mise en conformité.