Êtes-vous conforme aux législations fédérale et cantonale du travail ? Tout chef d’entreprise répondrait sans doute par l’affirmative ! Cependant la législation du travail est en constance évolution en Suisse et dans chaque canton, avec de nombreux changements au niveau législatif et réglementaire …
Il vaut mieux être sûr de soi, car tout manquement en matière de conformité à la réglementation en vigueur peut avoir des impacts graves en matière de coûts directs et indirects et d’image une entreprise suisse (notamment les sanctions civiles et pénales encourues par le dirigeant)… sans oublier la priorité : les risques parfois mortels encourus par les collaborateurs
Bref, la veille légale en Suisse et la conformité sont des piliers fondamentaux pour toute entreprise souhaitant garantir sa conformité, anticiper les mises à jour légales et réglementaires et sécuriser ses activités, notamment dans les domaines de la sécurité au travail.
Alors, la question se pose : comment mettre en place une veille légale efficace et respecter les exigences réglementaires pour faire de la conformité un avantage concurrentiel et la base de sa stratégie SST ?
Comprendre la veille légale en Suisse
Définition de la veille légale et des enjeux
La veille légale consiste à surveiller, analyser et anticiper les évolutions des textes législatifs et réglementaires et jurisprudentiels susceptibles d’impacter votre entreprise.
C’est une base stratégique qui permet par la suite
- de garantir la conformité,
- d’éviter les accidents et les sanctions
- de saisir les opportunités offertes par les nouvelles législations : par exemple, en droit environnemental, la mise en place en amont des processus de changement, pour les émissions « bas carbone ».
Particularité 👉 En Suisse, cette veille doit intégrer la complexité des sources différentes du droit fédéral, cantonal, communal et parfois européen, en particulier pour les entreprises actives à l’international.
Les obligations légales fédérales et cantonales en matière de santé & sécurité au travail
Le Cadre légal fédéral
La Santé & Sécurité au Travail – SST – regroupe les obligations de prévention des collaborateurs contre les risques professionnels. Ces obligations visent à prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles, ainsi qu’à promouvoir la bonne santé physique et mentale des employés.
Les entreprises suisses sont soumises à un corpus législatif couvrant la sécurité au travail. On retrouve les textes de lois sur différentes plateformes notamment :
- Loi sur le travail sur le site de la Seco : seco.admin.ch
- Les Ordonnances OLT présentes à la fois sur le site de la SECO mais également sur le site fédéral FedLex
- Chaque commune peut enfin régir son personnel selon des réglementations propres
De plus, la certification ISO 45001 (Management SST) exige que l’entreprise
- réalise sa veille c’est-à-dire une identification et une documentation systématiques des exigences légales applicables,
- ainsi qu’une vérification régulière de la conformité,
- et prenne les actions nécessaires pour lever les non-conformités détectées.
Pour toutes les entreprises en cours de certification ou certifiées ISO 45001, ce sera donc une obligation normative de connaître et répertorier les textes applicables à l’entreprise à la fois fédéraux, cantonaux, communaux et internationaux si nécessaire.
Comment mettre en place une veille légale efficace en Suisse ?
1 – Identifier les sources pertinentes pour construire votre base de données
Si vous réalisez votre veille réglementaire en interne, vous devrez fouiller les Sites officiels (comme expliqué précédemment) comme :
- admin.ch (législation fédérale),
- fedlex
- seco.admin.ch
Si vous le souhaitez, vous pourrez aussi faire appel à un prestataire indépendant – comme Novallia – qui réalisera la veille pour vous et vous mettra à disposition un logiciel ou une application web spécialisée avec des bases de données multilingues intégrant tous les textes applicables à votre activité ainsi que les normes ISO et les directives européennes.
2 – Déterminer le registre réglementaire
Après la recherche, il faut recenser les textes applicables à votre secteur et à vos activités dans les thèmes et domaines que vous souhaitez évaluer.
Soit vous utilisez des outils de veille numérisée et automatisée soit une feuille de calcul dédiée à l’identification et l’évaluation des exigences légales.
Si vous le faites manuellement, il faudra penser à mettre à jour régulièrement la documentation, les textes, selon les évolutions réglementaires des institutions législatives mais aussi selon l’évolution de l’entreprise et enfin archiver les versions antérieures pour assurer la traçabilité.
3 – La “compliance” ou évaluer sa conformité
Une partie essentielle de tout ce processus c’est la mise en conformité face à ses obligations… c’est ce qu’on appelle la conformité, ou compliance. Cela consiste en plusieurs tâches :
- Réaliser des examens d’évaluation de la conformité pour mesurer l’écart entre l’état des lieux de conformité et la réglementation.
- Structurer et déployer des plans d’actions correctifs et suivre leur mise en œuvre.
- En cas de certification : intégrer la veille légale au système de management qualité, environnemental ou SST (ISO 9001, 14001, 45001).
Utilisation d’un logiciel de conformité EHS
Pour optimiser à la fois votre veille et votre conformité, il existe des logiciels de conformité EHS ou application web, comme NV COMPLIANCE, dans lesquels toutes ces actions sont pilotées.
En effet au sein de NV Compliance, vous retrouverez votre registre réglementaire individualisé à votre/vos site/s grâce à la base de données réglementaire, c’est-à-dire tous les textes de lois applicables à votre organisation, site industriel ou chantiers. Ces textes sont découpés en exigences et expliqués (lorsque le jargon juridique/technique n’est pas assez clair) grâce à des synthèses réglementaires qui reprennent en langage clair les exigences auxquelles se conformer.
Ensuite vous pouvez évaluer votre conformité et la piloter : examen de conformité, création de plan d’actions et gestion des tâches. En effet, votre registre réglementaire est découpé ligne par ligne en « exigences » pour que vous puissiez vous concentrez sur vos obligations réellement applicables.
Ensuite, l’application vous propose plusieurs rapports de conformité que vous pourrez proposer à vos comités de direction ou de pilotage réglementaire… ainsi que le cas échéant à votre auditeur système de management, aux autorités locales, à votre assureur, à vos clients, etc.
Enfin, notre solution propose une assistance juridique et technique illimitée.
4 – Désignation des acteurs
- Le responsable : En Suisse, comme ailleurs, c’est souvent le responsable HSE qui s’occupera de la veille et de la conformité. Cela peut être le Directeur du site industriel ou si l’équipe est plus grande, l’animateur QHSE. Il apparait de plus en plus souvent que le Site, ou la Division à laquelle il appartient dispose d’un « Compliance Officer », donc une personne ou une équipe en charge de la Conformité d’une manière globale.
- Les partenaires externes : le directeur ou responsable pourra parfois compter sur des partenaires externes experts en réglementation notamment de sécurité au travail.
- L’équipe : si vous avez de la chance d’avoir une équipe dédiée, vous pourrez compter sur vos collaborateurs internes pour la réalisation des plans d’actions plus spécifiques.
5 – La communication et la formation
Il ne faut pas négliger cet aspect qui permet que la conformité devienne un enjeu stratégique :
- Diffuser les informations clés à tous les niveaux de l’entreprise, notamment les changements impactant les pratiques quotidiennes.
- Former régulièrement les équipes à la veille réglementaire, à la compréhension des textes, à l’évaluation de conformité et éventuellement au maniement de l’outil web de veille réglementaire.
Conclusion
La veille légale en Suisse, en particulier dans les domaines de la SST et de l’Environnement, n’est pas une option mais une nécessité stratégique.
En structurant la veille et la conformité, en s’appuyant sur des outils spécialisés et en impliquant l’ensemble des parties prenantes, votre entreprise transforme la contrainte réglementaire en levier de performance et de confiance. En effet, vous assurez à votre organisation une conformité robuste, tout en anticipant les évolutions réglementaires et en renforçant votre position sur le marché suisse et les marchés internationaux.