Une des tâches incontournables de la fonction HSE est de faire une veille constante de l’évolution des réglementations liées aux activités de l’entreprise. Beaucoup de responsables HSE fonctionnent encore avec le logiciel Excel pour gérer cet aspect de leur travail.
Cependant, avec l’avènement des nouvelles technologies et des logiciels dédiés, il est logique de se demander si l’utilisation d’une simple feuille Excel reste efficace et pertinente pour gérer les flux de veille accrus et pour traiter tous les aspects de la mise en conformité réglementaire.
Il est dorénavant largement reconnu que la digitalisation, c’est-à-dire le passage sur une application web et des bases de données, induit des économies considérables en temps et en charges financières.
Les avantages d’Excel pour réaliser sa veille et conformité réglementaire
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La simplicité
Le logiciel de la suite bureautique de Microsoft a bientôt 40 ans donc il est certain qu’il est plus simple pour bien des personnes de travailler avec ce tableur connu de tous. De plus, apprendre à utiliser un nouvel outil peut décourager certains collaborateurs puisque cela ajoute de la charge de travail.
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La flexibilité
Le célèbre tableur peut être personnalisé de plusieurs manières, ce qui permet une grande flexibilité de travail pour celui qui réalise la veille réglementaire. En effet, le responsable HSE va adapter complètement son outil à sa façon de travailler. En outre, le logiciel permet de revenir facilement sur ces erreurs et de les corriger.
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Le coût
Intégré à la suite Office de Microsoft, l’entreprise qui a déjà cette licence ne devra pas investir dans un nouvel outil pour réaliser sa veille réglementaire.
Les inconvénients du logiciel Excel pour réaliser sa veille et conformité réglementaire
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Le temps
Le temps passé sur Excel est un réel problème lorsqu’on réalise une veille réglementaire. En effet, concevoir sa stratégie de veille réglementaire sur Excel est très chronophage : les réglementations sont multiples et dépassent parfois le millier de lignes. Le temps passé sur cet outil peut vraiment représenter une énorme perte pour le responsable de la veille HSE, souvent seul, qui s’épuise à cette tâche et ne peut pas s’occuper des autres partie de son travail.
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Le risque d’erreur dû au nombre de lignes
Pour un site industriel lambda, la réglementation environnement combinée avec celle de la santé/sécurité au travail représente plus de 300 textes et donc environ 16 000 exigences à examiner. Chaque exigence se place sur une ligne dans un tableur Excel et le responsable HSE doit vérifier la conformité de son site pour chacune de ces exigences. Il est facile de comprendre que le risque d’erreur est grand sur un simple tableur, où il est facile de perdre le fil.
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Le manque d’automatisation
Chaque exigence du texte se vérifie à la main et chaque plan d’actions pour remédier à la non-conformité doit également être créé “manuellement” à chaque fois, ce qui fait perdre beaucoup de temps à la personne en charge. Il n’est pas possible de créer des scénarios ou d’automatiser certaines vérifications.
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Le manque de vision d’ensemble
Il est évident que sur un tableur de plus 15 000 lignes, on manque cruellement de vision d’ensemble et de consolidation de données, surtout si le Site appartient à un Groupe. Certes, on peut créer des graphiques associés, mais le travail devra se refaire à chaque changement de réglementation.
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Le manque de vision en temps réel
Le tableur Excel ne tient compte des évolutions que lorsque le responsable HSE ajoute une réglementation dans son tableur. Il ne permet pas non plus d’avoir une vision en temps réel – de la situation d’avancement du travail (nombre d’exigences évaluées) – ni de celle de la conformité du site sauf si le responsable HSE le met à jour tous les jours, ce qui est extrêmement chronophage.
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La collaboration
Un simple tableur Excel ne permet pas une collaboration efficace entre différents employés ou services. Le risque de multiplication des versions est grand, ainsi que la perte des données ou des versions. Si la collaboration en ligne peut être une solution, il y a parfois le risque d’erreur qui demeure sur un si gros fichier.
De plus, cet outil et la personnalisation extrême du tableur ne facilitent pas la gestion des absences de collaborateurs, notamment pour les congés, ou la transmission aux nouveaux employés.
Quelles alternatives à Excel aujourd’hui ?
À l’heure où la digitalisation s’installe dans les entreprises, on trouve de nombreux outils de veille et conformité réglementaire sur le marché.
Un bon outil de veille et conformité réglementaire représentera un gain de temps considérable par rapport à une veille sur Excel, notamment grâce à une automatisation de certains processus et à des bases de données mises à jour régulièrement.
Le mot de la fin…
Passer de Excel à une solution digitalisée est un grand pas dans la rationalisation du travail du responsable HSE. C’est, pour l’entreprise, un investissement certain, mais ce dernier aura un temps de retour de quelques mois seulement notamment grâce :
- au gain de temps pour le responsable HSE,
- une exhaustivité certaine des listes des textes applicables
- au gain de productivité dû à l’automatisation du processus : évaluation de conformité, pilotage des plans d’actions, extractions pertinentes et ciblées
- à la vision d’ensemble et la consolidation en temps réel.