Le Responsable HSE est confronté de manière permanente à des actions indispensables et souvent urgentes provenant simultanément de sa direction, de la réglementation, de rapports d’audit internes et externes, de normes, etc. Lorsque les entreprises veulent améliorer leurs processus, elles doivent aussi mettre en place des plans d’actions et des mesures pour gérer ces actions.
Quels outils pour une démarche d’amélioration ?
Beaucoup d’entreprises, lorsqu’elles entament une démarche d’amélioration des processus, doivent trouver une méthode pour suivre leur démarche et créer les actions correctives. La plupart d’entre elles travaillent encore sur un fichier excel et partagent ce fichier entre les divers intervenants.
Malheureusement, avec ce type de fichier, il est souvent compliqué
- de suivre chacun des projets,
- de collaborer efficacement avec les parties prenantes internes et externes,
- d’avoir un historique de l’avancement
- de faire des rapports ou communiquer des indicateurs à la hiérarchie
- d’avoir un outil disponible à chacun, en tout temps et dans les versions actualisées des documents
Sur le marché on trouve à la fois des logiciels internes et des outils collaboratifs et de gestion de projets comme Monday, Trello, WIMI mais ces derniers sont assez limités sur certains plans et ne permettent pas ni la personnalisation fine des données d’entrée et de sortie, ni une exécution “propre” des actions de levée des non-conformités et encore moins de mesurer les progrès.
Comment une solution SAAS de mise en conformité permet à tout type de structure de piloter ses démarches globales
La solution NV Compliance de Novallia est à la base une solution qui permet à tout type de structure de piloter ses démarches globales de conformité.
Étant donné que la conformité et la démarche d’amélioration continue des sites, des produits ou des activités constitue l’objectif ultime, l’application va suivre l’intégralité du processus de mise en conformité, quel que soit l’objectif :
- on commence par l’identification de “ce qu’il faut faire”, qu’il s’agisse d’exigences réglementaires, normatives, ou de conclusions d’audits internes/externes ou encore de décisions prises par la direction
- on passe ensuite par l’identification des écarts grâce au module dédié à l’évaluation de la conformité
- enfin, on utilise le module de mise en œuvre de plans d’action d’amélioration et de mise en conformité.
De plus, la solution permet de générer et d’automatiser une série de graphiques, statistiques, indicateurs et tableaux de bord pour optimiser la vue d’ensemble du processus.
Un exemple concret : piloter des actions amélioratives suite à un rapport d’audit
➡️ Enjeux
Une entreprise souhaite piloter sa démarche d’amélioration en mettant en place des actions correctives, ces dernières étant ordonnées par processus. Elle utilise notre outil web pour gérer les actions.
Ses besoins spécifiques sont notamment
- L’alimentation et l’utilisation de l’outil grâce à l’importation et l’exportation des fichiers Excel existants ou de conclusions tirées de rapports d’audits
- Le suivi interne des actions par les reportings sur plusieurs dimensions et l’historique
- Le pilotage des plans d’actions grâce à l’envoi de notifications aux pilotes concernés
- Le contrôle de la réalisation des actions par le paramétrage de verrous et d’alertes
- La collaboration et échange entre contributeurs
Pour ce qui a trait à la mise en place :
👉 Définition des exigences et introduction dans la base de données
L’équipe de Novallia ouvre une arborescence basée par exemple sur chacun des Processus. Chaque catégorie est alimentée par la mise en ligne des Non-Conformités relevées. En d’autres termes, les résultats des audits sont traités comme des exigences réglementaires dans la logique usuelle de NV Compliance.
👉 L’évaluation des écarts
Via le module “Conformité”, l’application NV Compliance permet de réaliser l’évaluation des écarts. Soit directement sur l’application avec l’adjonction d’un statut :
- Conforme : l’exigence est applicable au site et respectée
- Non conforme / Non conforme mineure / Non conforme majeure : l’exigence est applicable au périmètre concerné, mais n’est pas respectée. Une priorisation peut être donnée à la non-conformité
- À vérifier : l’utilisateur n’a pas suffisamment d’éléments pour juger (manque de moyen de preuve ou d’évidence)
- Non conforme à venir : l’exigence est respectée jusqu’à la date nécessaire de remise en conformité
- Pour information : la Non Conformité porte sur une généralité ou sur une personne qui n’est pas le client
- Non applicable : la Non Conformité porte sur une activité ou une information non-présente sur le périmètre considéré
L’évaluation de la conformité peut également être réalisée sur Excel, hors-ligne en utilisant la fonction export. Le rapport d’évaluation indiquera :
- L’état de conformité
- Les dates d’évaluation
- Les annotations et commentaires
- le cas échéant, la nécessité de créer un plan d’actions
L’utilisateur peut également effectuer les évaluations et additionner ses commentaires directement sur le rapport. Il le ré-importera par la suite dans l’outil et les modifications seront automatiquement prises en compte.
Le plus important dans l’utilisation de cette fonctionnalité export / réimport Excel est de s’entendre sur les termes utilisés : il faut, via un Mode opératoire, harmoniser au départ le vocabulaire utilisé et garder le même pour chaque section.
👉 Modules plan d’actions
L’Application NV Compliance comprend un menu indispensable au bon déroulement de l’exercice de conformité réglementaire : le menu « Plans d’actions ». Les exigences identifiées comme non-conformes génèrent de manière semi automatique un plan d’actions.
Le créateur du plan d’actions attribue pour chaque action :
- Un libellé
- Une référence (texte libre)
- Une priorité
- Un chargé plan d’actions, un pilote
- L’ouverture (ou non) de Tâches spécifiques
- Le processus de relance : relance périodique et / ou relance ponctuelle
- La méthode de calcul des taux d’avancement
- Une date de début d’action et une date de fin
👉 Les fonctionnalités novatrices de NV Compliance
- Partage en ligne de toutes les informations
- Import et réimport excel à tout moment
- Tableaux de bord donnant la conformité en temps réel
- personnalisation des indicateurs
- alimentation du module prise en charge par l’équipe novallia et personnalisation selon l’entreprise
En conclusion : Pourquoi, en tant que responsable HSE, vous devriez prendre NV Compliance pour gérer vos rapports d’Audit ?
- Optimisation de la productivité : NV Compliance simplifie la gestion de projet et l’évaluation de la conformité en centralisant toutes les données et les processus. L’équipe gagne du temps précieux en évitant les tâches fastidieuses de collecte et de suivi des informations.
- Facilitation de la collaboration en temps réel : Contrairement à Excel, qui nécessite la gestion de multiples versions de fichiers, NV Compliance permet une collaboration en temps réel. Les équipes peuvent travailler ensemble sur un projet, voir les mises à jour instantanées et surtout éliminer les retards dus aux échanges de fichiers.
- Transparence et visibilité : Grâce à notre application, les entreprises disposent d’une visibilité en temps réel sur l’état de chaque projet et sur la conformité de vos opérations. Cela permet de prendre des décisions éclairées, de mieux répartir les ressources et de minimiser les retards potentiels.
- Personnalisation et flexibilité : NV Compliance est une application web conçue pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises. Elle est personnalisable au niveau des entrants : on peut à la fois piloter des processus amélioratifs des suites d’un audit ou bien des exigences de conformité par rapport à la réglementation.
- Accession à des analyses et des rapports approfondis : Excel peut être limité en termes de capacités analytiques et nécessite une maîtrise des formules qui n’est pas toujours accessible à tout le monde. Notre application offre des fonctionnalités d’analyse avancées sur le degré de conformité (majeure, mineure, à venir, etc) et génère des rapports détaillés et des tableaux de bord personnalisables. On obtient ainsi une vue claire de la conformité et des performances du projet.
- Sécurité des données renforcée et historicité : La sécurité des données est essentielle, surtout lorsqu’il s’agit de conformité. Notre application offre des niveaux de sécurité avancés, y compris le cryptage des données et les autorisations d’accès personnalisées, ce qui protège les informations sensibles bien mieux qu’une feuille Excel partagée et permet d’avoir un suivi du travail des différents protagonistes.
- Interfaçage aisé avec la conformité réglementaire et normative permettant aux Responsables d’utiliser un seul outil transversal