Der Bedarf der Unternehmen an regulatorischer Überwachung
Zu den vielen Aufgaben des „SGU-Managers“ gehören die Überwachung von Vorschriften und die Einhaltung der verschiedenen Vorschriften.
Die wichtigsten Bedürfnisse der SGU-Manager in Bezug auf das Thema Regulierung sind folgende:
- die Vorschriften kennen, ihre Entwicklung verfolgen und künftige Änderungen voraussehen können
- unterscheiden, welche Texte auf sein Unternehmen und seine Aktivitäten anwendbar sind
- die Anforderungen dieser Texte und ihre Auswirkungen auf die Aktivitäten des Unternehmens im Detail zu verstehen
- Einführung von Korrekturmaßnahmen und Überwachung des Fortschritts dieser Maßnahmen und der Einhaltung der Vorschriften durch den Standort.
Die wichtigsten Funktionen eines guten Tools zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften
- Zentralisierung von Vorschriften: Zusammenstellung der geltenden Vorschriften an einem Ort mit klarer Klassifizierung und Suche nach Stichwörtern oder Daten.
- Automatische Aktualisierungen von Änderungen der relevanten Vorschriften, die für das Unternehmen gelten.
- Online-Hilfe: Toolinterner Chat, E-Mail, Telefon
- Automatisierung von Aktionsplänen
- Verfolgung von Compliance-Aktionen in Echtzeit
- Indikatoren und Konsolidierung nach Standort oder Standortgruppe (Land)
- Personalisierung (Alarme, Ansichtsebenen etc.)
Auswahl eines kostenlosen Tools zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften
Ehrlich gesagt haben wir kein völlig kostenloses Tool oder Software zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften gefunden.
Kostenlose oder preisgünstige Tools bieten natürlich Funktionen, aber sicherlich eher auf der Ebene der Überwachung von Vorschriften und nicht auf der Ebene der Überwachung oder der Einhaltung von Vorschriften. Sie ermöglichen insbesondere eine Sensibilisierung für die Gesetzgebung und eine Überwachung des allgemeinen, aber nicht gezielten Flusses der Gesetzgebung.
[Wir bei Novallia haben ein Basisangebot an allgemeinen regulatorischen Bulletins, die monatlich für das französische und europäische Recht und vierteljährlich für andere Länder über die neuesten Entwicklungen in den Bereichen Umwelt, Energie und Gesundheit & Sicherheit am Arbeitsplatz informieren.]
Natürlich haben auch kostenlose Tools viele Einschränkungen.
Darunter:
- zu große Abstände zwischen den Aktualisierungen, manchmal 6 Monate gegenüber maximal 2 Wochen für NV Compliance, was es dem Unternehmen nicht ermöglicht, Änderungen zu antizipieren.
- keine Filterung der auf das Unternehmen anwendbaren Texte. Und das Auffinden der anwendbaren Texte in der Gesamtheit der Texte ist eine große Aufgabe.
- keine Betreuung und Online-Hilfe im Preis inbegriffen
- die Unmöglichkeit, Excel-Dateien zu exportieren und zu importieren
- ein Mangel an Überblick und Konsolidierung
- keine Anpassung oder Parametrisierung möglich
Es ist verlockend, sich nach einem kostenlosen oder preiswerten Tool zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften umzusehen. Dies kann eine Lösung für kleine Unternehmen mit einem sehr begrenzten Risikoprofil sein, aber es ist klar, dass diese Tools in Bezug auf Funktionalität und Support eingeschränkt sind.
Seit 12 Jahren entwickeln wir unsere eigenen Anwendungen, die das Fachwissen von Ingenieuren und Juristen über die Praxis und die Vorschriften mit einer leistungsstarken SaaS-Anwendung mit vielen unentbehrlichen Funktionen verbinden. Diese Kombination aus Expertise und Entwicklung hat ihren Preis, aber sie spart auch viel Zeit und Effizienz für die SGU-Manager und somit Geld für die Unternehmen!
Es ist bemerkenswert, dass sich die Kosten für die Digitalisierung dieses Prozesses innerhalb weniger Monate amortisieren.