Le besoin des entreprises en veille réglementaire
Dans les nombreuses tâches de la fonction “Responsable HSE”, il y a celles qui concernent la veille réglementaire et la mise en conformité l’entreprise aux diverses exigences réglementaires.
Sur le sujet réglementaire, les principaux besoins des responsables HSE sont les suivants :
- connaître la réglementation, suivre ses évolutions et les anticiper les changements à venir
- distinguer quels textes sont applicables à son entreprise et à ses activités
- comprendre dans le détails les exigences de ces textes et leurs implications dans les activités de l’entreprise
- mettre en place des mesures correctives et suivre l’évolution de ces mesures et de la conformité du site.
Les fonctionnalités indispensables d’un bon outil de veille et conformité réglementaire
- Centralisation des réglementations : regrouper les réglementations applicables dans un seul endroit, avec une classification claire et des recherches par mots clés ou dates
- Mises à jour automatiques des changements de réglementations pertinentes, applicables à l’entreprise.
- Aide en ligne : chat interne à l’outil, email, téléphone
- Automatisation des plans d’actions
- Suivi en temps réel des actions de conformité
- Indicateurs et consolidation par site ou groupe de site (pays)
- Personnalisation (alertes, niveaux de vue etc)
Choisir un outil de veille et conformité réglementaire gratuit
Honnêtement nous n’avons pas trouvé d’outil ou logiciel de veille réglementaire et de mise en conformité complètement gratuit.
Les outils gratuits ou bon marché offrent des fonctionnalités bien sûr mais certainement davantage sur le plan de la veille réglementaire et non de son suivi ou de celui de la conformité. Ils permettent notamment une sensibilisation à la réglementation et un suivi du flux général, mais non ciblé, de la réglementation.
[ Nous avons, chez Novallia, une offre basique de bulletins de veille réglementaire généralistes qui permet d’être au courant des actualités réglementaires environnement, énergie et santé & sécurité au travail tous les mois pour les Droits français et européen et sur base trimestrielle dans les autres pays.]
Évidemment, les outils gratuits ont aussi beaucoup de limites.
Dont :
- des mise à jour trop espacées, parfois 6 mois contre 2 semaines au maximum pour NV Compliance, ce qui ne permet pas à l’entreprise d’anticiper les changements.
- pas de filtrage des textes applicables à l’entreprise. Et trouver les textes applicables dans la totalité des textes est un travail conséquent
- aucun suivi et aide en ligne compris dans le prix
- l’impossibilité d’exporter et d’ importer des fichiers Excel
- une absence de vue d’ensemble et de consolidation
- aucune personnalisation ou paramétrage possible
Il est tentant de se tourner vers un outil de veille et conformité gratuit ou peu cher. Cela peut être une solution pour les petites entreprises avec un profil de risque très limité , mais il est clair que ces outils seront limités au niveau des fonctionnalités et du support.
Cela fait 12 ans que nous développons nos propres applications qui allient l’expertise d’ingénieurs & de juristes sur le terrain et la réglementation à une application en mode Saas performante comprenant de nombreuses fonctionnalités indispensables. Cette alliance expertise / développement a un coût mais fait également gagner énormément de temps et d’efficacité aux responsables HSE et donc d’argent aux entreprises !
Il est à noter que le coût de la digitalisation de ce processus est rentabilisé en quelques mois.