Einführung: Herausforderungen und Besonderheiten der Regulierungsüberwachung an mehreren Standorten
Für eine Organisation, die in einem einzigen Land angesiedelt ist, ist die Überwachung der Vorschriften bereits eine tägliche Herausforderung: rechtliche Unterschiede zwischen den Kantonen – z.B. in der Schweiz -, oder lokale Vorschriften, oder die Feinheiten der ICPE-Einstufungen – z.B. in Frankreich, oder andere lokale Vorschriften…
Für eine Gruppe, die in mehreren Ländern tätig ist, ändert sich diese Komplexität. Jedes Land hat seinen eigenen Rechtsrahmen, seine eigenen Aufsichtsbehörden, seinen eigenen Rhythmus für die Veröffentlichung von Vorschriften usw.
Die Verpflichtung zur Einhaltung der Vorschriften bleibt jedoch einheitlich:
- Die Organisation muss jederzeit nachweisen, dass sie die geltenden Anforderungen in jedem ihrer Tätigkeitsbereiche erfüllt.
- oder, im Falle einer Nichtkonformität, dass sie Aktionspläne zur Wiederherstellung der Konformität erstellt hat.
Regulatorische Überwachung an mehreren Standorten ist also keine Option, die großen Konzernen vorbehalten ist. Es ist eine operative Realität für jedes Unternehmen, sobald es eine Grenze überschreitet.
Die Besonderheiten der Rechtsüberwachung im internationalen Kontext
Unterschiedliche Rechtsrahmen
Die erste Schwierigkeit ist struktureller Art: Zwei benachbarte Länder können grundlegend unterschiedliche Ansätze in Bezug auf das Recht und insbesondere die HSE-, Energie- oder Sozialvorschriften haben.
Ein Grund dafür sind die unterschiedlichen Blickwinkel und allgemeinen Prinzipien, die ursprünglich das römische Recht, das germanische Recht, das arabisch-muslimische Recht usw. beherrschten.
Das ist ein Thema, das wir gut kennen!
Ein Industriekonzern mit einem Standort in Frankreich unterliegt dem europäischen Recht, das in nationales Recht umgesetzt wurde, mit seinen eigenen Veröffentlichungs- und Aktualisierungsmechanismen. Seine Niederlassung oder sein Mutterhaus in der Schweiz muss sowohl nationale als auch kantonale gesetzliche Verpflichtungen erfüllen.
Ein Unternehmen in Marokko unterliegt dem marokkanischen Arbeitsgesetzbuch und seinen Durchführungsbestimmungen mit getrennten Kontrollmodalitäten. Seine Aktivitäten im Senegal werden jedoch in einem OHADA-Umfeld für Handelsaspekte durchgeführt, aber mit eigenen lokalen Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften.
Diese Unterschiede sind nicht nur administrativer und kultureller Art. Sie haben direkte Auswirkungen auf die interne Organisation, die Art der zu führenden gesetzlichen Aufzeichnungen und die Haftung bei Nichteinhaltung.
Asymmetrische Aktualisierungsraten und unterschiedliche Quellen.
In einigen Ländern werden Rechtsvorschriften regelmäßig und nachvollziehbar veröffentlicht – digitales Amtsblatt, konsolidierte Gesetzesdatenbanken, online zugängliche Amtsblätter.
In anderen Ländern sind die Aktualisierungen weniger formalisiert, die Texte weniger zentralisiert und die Quellen vielfältig und komplexer zu finden.
Diese Asymmetrie schafft ein reales Risiko: Organisationen neigen dazu, ihre Compliance in Ländern mit besser dokumentierten Vorschriften besser zu kontrollieren und ihre Risiken in weniger formalisierten Umgebungen zu unterschätzen – genau dort, wo es schwieriger sein kann, die Risiken zu antizipieren.
Die (lokale) Interpretation muss durch genaue Fachkenntnisse gewährleistet werden.
Da jedes Land seinen eigenen rechtlichen Rahmen hat, muss die Überwachung der Vorschriften genau auf die Auslegung der Texte in Verbindung mit dem Rechtsgeist des jeweiligen Landes ausgerichtet werden.
Darüber hinaus ist festzustellen, dass die neuen Vorschriften komplexer zu verstehen und/oder zu interpretieren sind, so dass die Unterstützung von Experten unerlässlich
wird
Es reicht nicht aus, einen Text zu sammeln und auf eine Organisation anzuwenden, man muss ihn in der Tiefe verstehen und wissen, wie er auf die Besonderheiten eines jeden Standortes anzuwenden ist. Dies erfordert eine Verankerung und lokale Multiplikatoren, die unverzichtbar sind.
Aus diesem Grund ist eine effektive Regulierungsüberwachung an mehreren Standorten immer auf zwei Ebenen angesiedelt: ein gemeinsamer Rahmen – eine gemeinsame Anforderung -, der auf Gruppenebene gewährleistet wird, und lokal verankertes Fachwissen vor Ort.
Wie man die Regulierungsüberwachung an mehreren Standorten organisiert
Das Modell kann an die von der Gruppe gewünschte Struktur angepasst werden.
Häufig haben Organisationen, die ihre internationale Compliance erfolgreich umsetzen, eine Organisation mit zwei verschiedenen Ebenen gemeinsam.
Auf Gruppenebene: Ein zentrales Team oder ein sachkundiger Dienstleister gewährleistet die methodische Kohärenz, die Überwachung der anwendbaren nationalen und internationalen Texte und erstellt eine konsolidierte Übersicht über die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Umfang.
👉 Diese Ebene stellt sicher, dass alle Einheiten die gleiche Sprache der Einhaltung sprechen und dass das Management über vergleichbare Indikatoren von Land zu Land verfügt.
Auf Standort- oder Landesebene: Ein lokaler Referent – QHSE-Manager, Jurist oder ausgelagerter Novallia-Berater – bewertet die Einhaltung der Vorschriften im spezifischen Kontext des Landes. Er berücksichtigt die spezifischen Verpflichtungen jeder Anlage und setzt den Aktionsplan entsprechend den Prioritäten der Wiederherstellung der Konformität um.
Zentralisierung des Rahmens und Delegierung der Einhaltung auf lokaler Ebene
Der richtige Ansatz: Zentralisieren Sie die Methode der Konformitätsbewertung, die Instrumente und die Steuerungsübersichten. Dezentralisieren Sie die Überwachung der lokalen Gesetze, die Bewertung vor Ort und die Aktionspläne.
Die Rolle einer Software zur Einhaltung von Vorschriften an mehreren Standorten
Was ein Werkzeug leisten muss
Eine Software zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften an mehreren Standorten muss drei Anforderungen gleichzeitig erfüllen:
- Die Autonomie jedes Standorts: Jeder lokale Manager muss in der Lage sein, innerhalb seines eigenen Rechtsrahmens auf sein gesetzliches Register zuzugreifen, seine Bewertungen zu aktualisieren und seine Aktionspläne zu verfolgen, ohne von einem zentralen Team abhängig zu sein.
- Gruppenkonsolidierung: Das Management muss in der Lage sein, in Echtzeit und ohne Zusammenstellungsarbeit einen konsolidierten Überblick über die Einhaltung der Vorschriften für den gesamten Umfang zu erhalten: nach Land, nach Einheit, nach Bereich oder Thema der Vorschriften, nach Wahl (anpassbar in der Konfiguration der Anwendung).
- Ständige Aktualisierung der Datenbanken: Die Gesetzgebung in den einzelnen Ländern ändert sich ständig. Die Software muss diese Aktualisierungen automatisch integrieren, ohne dass die lokalen Teams die offiziellen Quellen selbst überwachen müssen.
NV Compliance: eine für internationale Organisationen entwickelte und optimierte Lösung
NV Compliance ist die Anwendung von Novallia zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften. Sie ist um eine Baumstruktur herum aufgebaut, die es ermöglicht, die Compliance nach Standort, Land und Gruppe, sogar nach Aktivität oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren.
Die Datenbanken decken mehr als 30 Länder ab – darunter Frankreich, die Schweiz, Marokko, Tunesien und mehrere afrikanische Länder südlich der Sahara – und werden laufend von Expertenteams aus Ingenieuren und Juristen aktualisiert. Die Texte werden nicht einfach in die Anwendung eingefügt, sondern gelesen, interpretiert, zusammengefasst und nach Anforderungen aufgeschlüsselt, um die Konformitätsbewertung zu erleichtern.
Die Dashboards können nach geografischen Gesichtspunkten, nach gesetzlichen Datenbanken (Umwelt, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz usw.) oder nach jedem anderen Kriterium, das für die Organisation der Gruppe relevant ist, angepasst werden.
Schlussfolgerung: Mehrländer-Compliance ist vor allem ein organisatorisches Risiko
Die Überwachung von Vorschriften an mehreren Standorten ist eine organisatorische Herausforderung: Wie kann sichergestellt werden, dass jede lokale Einheit über die anwendbaren Texte verfügt, sie richtig bewertet und die Informationen, die das Management benötigt, weiterleitet?
Die Organisationen, die dieses Problem gelöst haben, taten dies nicht, indem sie in jedem Land Ressourcen hinzufügten. Sie haben ein System – Methode, Instrument, lokales Fachwissen – eingerichtet, das die Einhaltung der Vorschriften unabhängig von der Geographie steuerbar macht.
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Novallia ist ein Beratungsunternehmen und Softwarehersteller, der sich auf die Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften spezialisiert hat und in der Schweiz, Frankreich, Marokko, Tunesien, Senegal und Deutschland tätig ist.