Wir haben Ihr Vorschriftenregister erstellt; Ihre geltenden Texte sind in Ihrer individuell angepassten Datenbank nach Bereichen und Unterbereichen geordnet und strukturiert.
Es geht nicht darum, es dabei zu belassen; im Folgenden geht es nicht mehr um Informationen, sondern um Maßnahmen: Was verlangt dieser Text konkret von meiner Website, und erfülle ich diese Anforderungen derzeit?
Hier liegt der Schwerpunkt der Arbeit; es handelt sich um einen Schritt, der durch die Marktbeobachtung allein nicht abgedeckt wird.
Überwachung und Konformitätsbewertung: zwei getrennte Schritte
Im Rahmen der Rechtsbeobachtung werden die geltenden Rechtsvorschriften ermittelt und deren Entwicklungen verfolgt, während die Konformitätsbewertung es ermöglicht, für jede Anforderung einzeln festzustellen, ob die jeweilige Verpflichtung tatsächlich eingehalten wird, und jeder Schlussfolgerung einen Nachweis oder einen Aktionsplan beizufügen, der zur Konformität führt.
Die Normen ISO 14001 und ISO 45001 legen dies in Absatz 9.1.2 der jeweiligen Norm ausdrücklich fest. Die Organisation muss einen Bewertungsprozess festlegen, dessen Häufigkeit und Methode bestimmen, bei Bedarf Maßnahmen ergreifen und dokumentierte Informationen über die Ergebnisse aufbewahren. Es wird keine bestimmte Häufigkeit vorgeschrieben: Die Organisation legt diese entsprechend der Bedeutung und dem mit jeder Verpflichtung verbundenen Risiko fest.
Zu beachten: Bei einem Zertifizierungsaudit wird überprüft, ob dieser Prozess vorhanden ist und funktioniert. Die Einhaltung jeder einzelnen gesetzlichen Verpflichtung wird dabei nicht überprüft. Ein zertifizierter Standort kann daher Abweichungen von den gesetzlichen Vorschriften aufweisen. Die beiden Verfahren messen nicht dasselbe.
Warum nimmt dieser Schritt zur Einhaltung der Vorschriften so viel Zeit in Anspruch?
Es kommen drei Schwierigkeiten zusammen.
Der Umfang der Texte.
Bei bestimmten Standorten, für die Rechtsvorschriften in den Bereichen Umwelt sowie Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erforderlich sind, beläuft sich die Anzahl der für den Standort geltenden Rechtsvorschriften mitunter auf über tausend. Der HSE-Geltungsbereich umfasst europäische, nationale und lokale Rechtsvorschriften. Nur ein Teil davon gilt für den Standort, und dies muss nachgewiesen werden.
Die Granularität.
Ein Gesetzesartikel kann mehrere unterschiedliche Anforderungen enthalten. Die Feststellung, dass ein Artikel „nicht konform“ ist, gibt weder Aufschluss darüber, welche Anforderung problematisch ist, noch darüber, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Jeder Text muss in einzelne Anforderungen unterteilt werden, um ihn korrekt und umfassend bearbeiten zu können. Jede Anforderung muss separat behandelt werden.
Die Schlichtung oder der Arbeitsplan.
Wenn mehrere Texte zu prüfen sind, muss entschieden werden, womit begonnen werden soll, und diese Entscheidungen anschließend im Redaktionsbesprechung begründet werden.
Erfahrungsbericht: Der Straßenbahnbetrieb der RATP
Valérie Rouillon ist HSE-Beauftragte bei der RATP-Gruppe. Im Bereich Straßenbahn sorgt sie für die Einhaltung der Arbeitsschutz- und Umweltvorschriften unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Instandhaltung und des rollenden Materials. Darüber hinaus überwacht sie die vertraglich vereinbarten Indikatoren für die Servicequalität und erstellt monatlich die Konformitätsberichte, die im Führungsgremium vorgelegt werden.
Im Rahmen einer Ausschreibung hat die RATP Novallia mit dieser Betreuung beauftragt. Die drei wichtigsten Erwartungen gegenüber dem bisherigen Dienstleister waren: kompetente und jederzeit verfügbare Unterstützung, schnelle Hilfe bei punktuellen Fragen sowie eine benutzerfreundlichere Plattform.
Der Prozess verlief in vier Schritten.
1. Übernahme der Texte und Festlegung des Regelwerks für Umwelt und Sicherheit.
Ein langwieriger Schritt, doch gerade er ist entscheidend für die Zuverlässigkeit aller weiteren Schritte: Eine Anforderung, die in dieser Phase nicht identifiziert wird, wird niemals bewertet werden.
2. Erstellung der Baumstruktur im Web-Tool „NV Compliance“
Die Struktur in NV Compliance ist vollständig individuell anpassbar – nach Datenbanken (Umwelt und Sicherheit) oder nach Standort, Stadt oder Art der Ausrüstung; alles ist darauf ausgerichtet, die Navigation und die Verwaltung der Texte zu vereinfachen.
3. Analyse und Überprüfung der Übereinstimmung der geltenden Rechtsvorschriften und Anforderungen
Es geht darum, jeden Text zu interpretieren und seine Anwendbarkeit zu ermitteln. Da die Ingenieurinnen von Novallia über praktische Erfahrung vor Ort verfügen, lässt sich durch die gemeinsame Durchführung dieser Schritte mit ihnen erheblich Zeit sparen.
4. Bewertung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Unterstützung durch Novallia bei der Konformitätsprüfung der zu überprüfenden und nicht konformen Texte sowie bei der Erstellung von Aktionsplänen gehört zu den am meisten geschätzten Dienstleistungen. Dank der Fachkompetenz und Erfahrung der Novallia-Teams ermöglicht sie Zeitersparnis und Effizienzsteigerung.
Was Valérie Rouillon daraus mitnimmt:
„Wir wissen nun, worauf wir unsere Anstrengungen konzentrieren müssen, anstatt uns in Texten zu ‚verlieren‘.“
Die Arbeit wird im Vorfeld von den Ingenieurinnen und Juristinnen von Novallia vorbereitet, wodurch eine formelle Bearbeitung ohne Substanz vermieden wird. Der Konformitätsgrad, der in NV Compliance in Form eines Diagramms dargestellt wird, dient als Meilenstein bei der Geschäftsleitungsebene. Und für jeden nicht konformen oder zu überprüfenden Text gibt es einen Aktionsplan.
„Das Jahr der Systemumstellung war dank der regelmäßigen Sitzungen und der Sorgfalt des Novallia-Teams ein sehr gutes Jahr. Wir haben uns dafür entschieden, etwas mehr zu investieren, um deutlich an Klarheit, Effizienz und Gelassenheit zu gewinnen.“
Unterstützung bei der Konformitätsbewertung: Fünf Fragen, die Sie stellen sollten
Unabhängig davon, ob Sie diesen Schritt intern durchführen oder an einen Dienstleister übertragen – diese Fragen helfen dabei, den Bedarf einzugrenzen.
Erfolgt die Bewertung auf Artikel- oder auf Anforderungs-Ebene?
👉 Mit der zweiten Option lässt sich jede Abweichung einer bestimmten Maßnahme zuordnen.
Wer liest die Texte vor?
Um einen Text in konkrete Anforderungen umzusetzen, muss man die jeweilige Tätigkeit, ihre Einrichtungen und ihre Rahmenbedingungen kennen.
Bleibt der Ansprechpartner des Dienstleisters über einen längeren Zeitraum hinweg derselbe? Durch diese Kontinuität muss der Kontext der Website nicht bei jedem Austausch erneut erläutert werden.
Wie werden Abweichungen zu Aktionsplänen, die umgesetzt werden?
👉 Ein festgestellter Mangel, für den weder ein Verantwortlicher noch eine Frist festgelegt wurde, bleibt ein Mangel. Diese müssen behoben werden!
Welche Kennzahlen können Sie im Rahmen der Geschäftsleitungssitzung vorlegen?
👉 Der Konformitätsstatus muss für diejenigen lesbar sein, die über die Mittel entscheiden.
Lesen Sie hier die vollständige Fallstudie: Die vollständige Fallstudie
Hintergrund, vierstufiges Vorgehen, Ergebnisse: Die Fallstudie zum Straßenbahnbetrieb der RATP steht zum Download bereit.