Nous avons créé votre registre réglementaire, vos textes applicables sont rangés et structurés en domaines et sous-domaines dans votre base personnalisée.
Il ne s’agit pas d’en rester là, ce qui suit ne porte plus sur l’information mais porte sur l’action : qu’est-ce que ce texte exige concrètement de mon site, et suis-je conforme aujourd’hui ?
C’est là que se situe l’essentiel du travail, c’est une étape que la veille, seule, ne traite pas.
Veille et évaluation de conformité : deux étapes distinctes
La veille identifie les textes applicables et suit leurs évolutions tandis que l’évaluation de conformité permet de statuer, exigence par exigence, sur le respect effectif de chaque obligation, et associe à chaque conclusion une preuve ou un plan d’action menant à la conformité.
Les normes ISO 14001 et ISO 45001 en font une exigence explicite, au paragraphe 9.1.2 de chacune. L’organisation doit établir un processus d’évaluation, en déterminer la fréquence et la méthode, agir lorsque c’est nécessaire et conserver des informations documentées sur les résultats. Aucune périodicité n’est imposée : l’organisation la fixe selon l’importance et le risque associés à chaque obligation.
À distinguer : l’audit de certification vérifie que ce processus existe et fonctionne. Il ne vérifie pas le respect de chaque obligation légale. Un site certifié peut donc présenter des non-conformités réglementaires. Les deux dispositifs ne mesurent pas la même chose.
Pourquoi cette étape de mise en conformité consomme autant de temps ?
Trois difficultés s’additionnent.
Le volume de textes.
Pour certains site qui demandent des bases de textes en Environnement et en Santé Sécurité au travail, le nombre de textes s’élève parfois au dessus du millier de textes applicables au site. Le Un périmètre HSE couvre des textes européens, nationaux et locaux. Une partie seulement s’applique au site, et il faut le démontrer.
La granularité.
Un article de loi peut contenir plusieurs exigences distinctes. Déclarer un article « non conforme » ne dit pas laquelle pose problème, ni quelle action engager. Il faut que chaque texte soit découpé en exigence pour pouvoir le traiter correctement et de manière exhaustive. Chaque exigence doit être traitée séparément.
L’arbitrage, ou le plan de travail.
Quand plusieurs textes sont à vérifier, il faut décider par où commencer, puis justifier ces choix en revue de direction.
Retour d’expérience : l’activité tramway de la RATP
Valérie Rouillon est responsable HSE chez RATP Group. Pour l’activité tramway, elle assure la conformité SST et Environnement, adaptée aux spécificités de la maintenance et du matériel roulant. Elle pilote aussi les indicateurs contractuels de qualité de service et produit chaque mois les rapports de conformité présentés en revue de direction.
Dans le cadre d’un appel d’offres, la RATP a confié cet accompagnement à Novallia. Les trois attentes principales par rapport au prestataire précédent : une assistance experte et disponible, une aide rapide sur les questions ponctuelles, une plateforme plus ergonomique.
La démarche s’est déroulée en quatre temps.
1. Reprise des textes et définition du registre réglementaire Environnement et Sécurité.
Une étape longue, mais c’est elle qui conditionne la fiabilité de tout le reste : une exigence non identifiée à ce stade ne sera jamais évaluée.
2. Création de l’arborescence dans l’outil web NV Compliance
L’arborescence dans NV Compliance est complètement sur mesure, par bases (Environnement et Sécurité) ou par site, par ville ou par type de matériel, tout est fait pour faciliter la navigation et la gestion des textes.
3. Analyse et tri de la conformité des textes applicables et des exigences
Il s’agit d’interpréter chaque texte et déterminer son applicabilité. Comme les ingénieures de Novallia ont l’habitude du terrain, réaliser cette étapes avec elles permet de gagner un temps considérable.
4. Évaluation de la conformité réglementaire
L’accompagnement de Novallia à l’évaluation de conformité sur les textes à vérifier et non conformes, avec la préparation des plans d’action, est une des prestations les plus appréciées. Elle permet de faire gagner du temps et de l’efficacité grâce à l’expertise et l’expérience des équipes de Novallia.
Ce que Valérie Rouillon en retient :
« Nous savons désormais où concentrer nos efforts, au lieu de nous « noyer » dans des textes. »
Le travail est préparé en amont par les ingénieures et juristes de Novallia, ce qui évite une formalisation sans fond. Le pourcentage de conformité, suivi dans NV Compliance sous forme de graphique, sert de point d’étape en revue de direction. Et chaque texte non conforme ou à vérifier dispose d’un plan d’action.
« L’année du changement de système a été une très bonne année grâce à la régularité des séances et à la rigueur de l’équipe Novallia. Nous avons choisi d’investir un peu plus pour gagner beaucoup en clarté, en efficacité et en sérénité. »
Faire accompagner son évaluation de conformité : cinq questions à poser
Que vous gardiez cette étape en interne ou que vous la partagiez avec un prestataire, ces questions aident à cadrer le besoin.
L’évaluation se fait-elle au niveau de l’article ou de l’exigence ?
👉 La seconde permet de rattacher chaque écart à une action précise.
Qui interprète les textes ?
Traduire un texte en exigences concrètes suppose de connaître l’activité, ses installations et ses contraintes.
L’interlocuteur du prestataire reste-t-il le même dans la durée ? La continuité évite de réexpliquer le contexte du site à chaque échange.
Comment les écarts deviennent-ils des plans d’action suivis ?
👉 Une non-conformité identifiée sans responsable ni échéance reste une non-conformité. Il faut les traiter !
Quels indicateurs pourrez-vous présenter en revue de direction ?
👉 Le statut de conformité doit être lisible par ceux qui arbitrent les moyens.
Découvrez le cas client complet ici : le cas client complet
Contexte, méthode en quatre étapes, résultats : le cas client de l’activité tramway de la RATP est disponible en téléchargement.