Überwachung und Einhaltung von Vorschriften: Was ist das?
Alle Unternehmen, ob sie nun in der Industrie und/oder Logistik, im Dienstleistungssektor oder im Bau- und Bergbausektor tätig sind, unterliegen einem gesetzlichen Rahmen und spezifischen Verpflichtungen. Da die Straßenverkehrsordnung für das Führen eines Autos und die Sicherheit der Verkehrsteilnehmer obligatorisch ist, ist die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen für Unternehmen unerlässlich.
Für jedes Unternehmen beginnt alles mit der Kenntnis und dem Verständnis dieser rechtlichen Anforderungen: Dieser unerlässliche Schritt ist die Ausgangslage. Auf dieser Grundlage müssen dann die geltenden Gesetze und Vorschriften, die für die Branche und den Standort gelten, herausgearbeitet werden.
Dieser erste Schritt muss durch eine regelmäßige Überwachung der Vorschriften fortgesetzt werden. Die Vorschriften ändern sich ständig und die Unternehmen müssen diese Änderungen verfolgen und einhalten.
Nach diesem Anfangszustand geht es darum zu bewerten, ob das Unternehmen die für es geltenden gesetzlichen Anforderungen tatsächlich erfüllt. Dieser Prozess, der intern oder von externen Teams durchgeführt werden kann, wird als Einhaltung der Vorschriften bezeichnet. Er ermöglicht es, mögliche Abweichungen oder Bereiche der Nichtkonformität zu identifizieren.
Im Anschluss an diese Bewertung ist es wichtig, geeignete Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um den Standort in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu bringen. Dies umfasst verschiedene Verfahren, die in Aktionsplänen zusammengefasst sind, die überwacht und gesteuert werden müssen.
Verpflichtungen und Risiken
Die Verpflichtungen und Risiken im Falle einer Nichteinhaltung sind vielfältig:
Rechtliche Verpflichtung
„Niemand soll das Gesetz ignorieren“.
Jede Organisation unterliegt Regeln und Gesetzen in Bezug auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Energie oder andere Bereiche wie Transport.
Die Unternehmen müssen ihre Aktivitäten in Übereinstimmung mit diesem Rechtsrahmen ausüben und bei Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen nachweisen, dass sie sich in einem Prozess der Wiederherstellung der Konformität befinden und daher über glaubwürdige Aktionspläne verfügen, um diese Abweichungen zu beheben.
Normative Verpflichtung
Die internationalen Normen ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 – und andere – erlegen im Großen und Ganzen die gleichen Verpflichtungen auf wie das lokale oder regionale Recht und gehen manchmal sogar noch weiter in den Anforderungen. Um diese internationalen Standards zu erfüllen, binden die Unternehmen viele Ressourcen in den Prozess. Die Digitalisierung dieses Prozesses führt jedoch zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Ethische und Image-Risiken
Die Einhaltung der Vorschriften ist die Grundlage für die Umwelt-, Arbeitsschutz- und CSR-Strategie.
Unternehmen, die ihre Bemühungen in diesen beiden Bereichen nachweisen können, verbessern ihr Image und ihre Attraktivität für zukünftige Talente erheblich. Unternehmen, die dies nicht tun, riskieren ihren Ruf, insbesondere im Falle eines schweren Unfalls mit Menschen oder Material.
Prävention im Bereich der Sicherheit
Zahlreiche Studien belegen, dass die Kenntnis von Vorschriften, Nichtkonformitäten und die proaktive Teilnahme an Aktionsplänen für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit die Unfallhäufigkeit und -schwere senken und zu einer effektiveren Entwicklung der Sicherheitskultur in Unternehmen beitragen.
Eine effektive Lösung ist es, die Zusammenstellung der anwendbaren Verpflichtungen einem Spezialisten anzuvertrauen und dann den Prozess zu digitalisieren.
Die Vorteile dieser externen Lösung
- Die Expertise der Berater in Bezug auf Regulierung und Anwendbarkeit. Dies ermöglicht ein genaues Verständnis der Gesetze und ihrer Auswirkungen.
- Regelmäßige Aktualisierung der Änderungen und Entwicklungen in der Gesetzgebung. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sind und Änderungen voraussehen können.
- Die Einführung einer rationalen und zielgerichteten Konformitätsbewertung. Eine unschätzbare Zeitersparnis bei der Bewertung jeder einzelnen Anforderung der Texte.
- Entwurf und Überwachung von Aktionsplänen zur Wiederherstellung der Konformität. Ein halbautomatisierter Prozess, der die Arbeit von Managern und Teams erleichtert.
- Bereitstellung leistungsfähiger Indikatoren für die Überwachung, um in den verschiedenen Phasen der Wiederherstellung der Konformität die notwendige Höhe zu erreichen.
- Online-Unterstützung durch Berater. Regulierungsexperten stehen zur Verfügung, um die Anforderungen genauer zu erläutern.
Novallia: Experten und Datenbanken.
NV Compliance, Novallias integrierte Monitoring- und Compliance-Lösung, deckt die folgenden Bereiche ab: Umwelt, Gesundheit & Sicherheit, Transport, ERP und Energie.
Und für die Länder des Maghreb und Afrikas
Nach der Hinzufügung von Lebensmittelsicherheit werden wir ab September 2023 unser Fachwissen auf die Bereiche Zollrecht(e), HR-Recht und Bankrecht ausweiten.
Schlussfolgerung
Die meisten Unternehmensleiter führen ihre Überwachung und Einhaltung von Vorschriften mit Hilfe von Excel durch, was in vielerlei Hinsicht einschränkend wirken kann. Der Einsatz einer digitalisierten Lösung ist ein großer Schritt zur Rationalisierung der Arbeit, zur Zeitersparnis und zur effektiven Überwachung der Einhaltung von Vorschriften. Diese Investition zahlt sich innerhalb weniger Monate aus.