Veille et conformité réglementaire : de quoi s’agit-il ?
Toutes les entreprises, qu’elles soient actives dans les domaines industriel et/ou logistique, des services ou encore dans le BTP ou le secteur minier, sont soumises à un cadre légal et à des obligations spécifiques. Comme le code de la route est obligatoire pour conduire une voiture et assurer la sécurité des usagers, le respect des obligations imposées par la loi est indispensable aux entreprises.
Pour chacune des entreprises, tout commence par la connaissance et la compréhension de ces exigences légales : cette étape indispensable constitue l’état initial. De cette base, il faudra alors dégager les lois et réglementations en vigueur qui s’appliquent au secteur d’activité et au site.
Cette étape initiale devra par la suite se poursuivre par une veille réglementaire assidue. En effet, les réglementations évoluent continuellement et les entreprises doivent rester à l’affût de ces modifications et s’y conformer.
Après cet état initial, il s’agit d’évaluer si l’entreprise respecte effectivement les exigences légales qui lui sont applicables. Ce processus, qui peut être mené en interne ou par des équipes externes, s’appelle la conformité réglementaire. Il permet d’identifier les éventuels écarts ou zones de non-conformité.
À la suite de cette évaluation, il est essentiel de mettre en place des mesures correctives appropriées pour mettre le site en conformité avec la réglementation. Cela inclut différentes procédures qui sont regroupées dans des plans d’actions à suivre et piloter.
Les Obligations et les Risques
Les obligations et les risques encourus en cas de non-conformité(s) sont multiples :
Obligation Juridique
« Nul n’est censé ignorer la loi».
Toute organisation est soumise à des règles et des lois en matière d’environnement, de santé et sécurité au travail, d’énergie, ou tout autre domaine comme les transports.
Les entreprises doivent exercer leurs activités selon ce cadre réglementaire et à défaut de conformité face à ces obligations, doivent prouver qu’elles sont engagées dans un processus de remise en conformité et donc disposer de plans d’actions crédibles pour remédier à ces écarts de conformité.
Obligation Normative
Les Normes internationales ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 – et autres – imposent globalement les mêmes obligations que le droit local ou régional et vont parfois, même, davantage en profondeur dans les exigences. Pour être conformes à ces standards internationaux, les entreprises engagent de nombreuses ressources dans le processus. Par ailleurs, la digitalisation de ce processus permet des économies importantes.
Risques Éthique et Image
Le respect de la réglementation représente la base indispensable pour fonder sa stratégie environnementale, SST et sa politique RSE.
Les entités qui prouvent leurs efforts dans ces deux volets améliorent grandement leur image et leur pouvoir d’attraction pour les futurs talents. À l’inverse, les sociétés qui ne se préoccupent pas de ces points essentiels risquent d’exposer leur réputation, surtout en cas d’accident humain ou matériel grave.
La prévention dans le domaine de la sécurité
Selon de nombreuses études, la connaissance des réglementations, des non-conformités et la participation proactive aux plans d’actions SST font diminuer les taux de Fréquence/Gravité des accidents et participent à une construction plus efficace de la culture sécurité des entreprises.
Une solution efficace : confier la constitution des obligations applicables à un spécialiste puis digitaliser le processus.
Les avantages de cette solution externe
- L’expertise des consultants sur la réglementation et l’applicabilité. Ce qui permet une compréhension fin des lois et de leurs actions.
- La mise à jour régulière des modifications et évolutions réglementaires. Pour être toujours au fait de l’actualité réglementaire et pouvoir anticiper les changements.
- La mise en place d’une évaluation de conformité rationnelle et ciblée. Un gain de temps inestimable dans l’évaluation par rapport à chaque exigence des textes.
- La conception et le suivi de plans d’actions de remise en conformité. Un processus semi-automatisé qui facilite le travail des responsables et des équipes.
- La mise à disposition d’indicateurs de suivi performants, pour une prise de hauteur nécessaire dans les différentes étapes de remise en conformité.
- Une assistance en ligne avec les consultants. Des experts en réglementation disponibles pour des explications plus précises des exigences.
Novallia : des experts à disposition et des bases de données.
NV Compliance, la Solution intégrée de Veille et Conformité de Novallia couvre les domaines suivants : Environnement, Hygiène & Sécurité, Transports, ERP et Énergie.
Et pour les pays du Maghreb et de l’Afrique
Après avoir ajouté la Sécurité alimentaire, nous étendrons à partir de septembre 2023 notre expertise aux domaines au droit(s) douanier(s), aux droits des RH ainsi qu’au droit bancaire.
Conclusion
La plupart des responsables d’entreprises réalisent leur veille réglementaire et leur mise en conformité sur Excel et ce support peut être limitant à bien des égards. S’engager dans une solution digitalisée est un grand pas dans la rationalisation du travail, le gain de temps et le suivi efficace de la conformité réglementaire. Cet investissement est rentabilisé en quelques mois.