Ein bekanntes Sprichwort besagt: Niemand soll das Gesetz ignorieren! Dies gilt umso mehr für Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften, da es hier um die Sicherheit der Mitarbeiter, den Respekt vor der Umwelt und schließlich um das Image des Unternehmens geht.
➡️ Die Hauptherausforderung besteht darin, eine umfassende regulatorische Überwachung in diesen Bereichen durchzuführen. Dies ist eine sehr zeitaufwändige Arbeit. Als SGU-Manager muss man auch seine Teams managen, Kontrollen durchführen, an Sitzungen teilnehmen, Berichte verfassen usw. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben zu erfüllen.
➡️ Darüber hinaus ist das Verständnis von Gesetzestexten aufgrund des Aufbaus der Texte und des Rechtsjargons sehr komplex geworden. Haben Sie ein ganzes Team, das sich mit diesem Thema befasst? In einer idealen Konfiguration sollten die Mitglieder dieses Teams Rechtskenntnisse haben und über die technischen Mittel und die Zeit verfügen, um die Texte zu analysieren und dann Anweisungen an die betroffenen Personen weiterzuleiten, um die Anforderungen dieser Texte zu erfüllen.
➡️ Die Zahl der Gesetzestexte und Verordnungen ist exponentiell. Die Zeilen, die den Anforderungen jedes Textes entsprechen, werden in einer Excel-Datei ausgebreitet, was das Lesen erschwert und das Risiko von Fehlern erhöht!
Die Überwachung von Vorschriften und die Einhaltung der Vorschriften durch Ihr Unternehmen ist jedoch die Grundlage jeder Gesundheits- und Sicherheitsstrategie und eine unverzichtbare Basis für die Zertifizierungen nach ISO 45001 und ISO 14001.
Während viele weiterhin ihre Augen mit den vielen Zeilen in Excel-Tabellen belasten, haben einige beschlossen, auf eine digitale Lösung umzusteigen, eine Lösung wie NV Compliance zum Beispiel.
Was sind die Hauptvorteile einer durch eine digitale Lösung optimierten Überwachung?
- Zeitersparnis
- Rückgang der Unfälle
- gemeinsame Sicherheitskultur
Nachfolgend finden Sie alle Einzelheiten …
Regulatorische Überwachung: Was ist das?
Hier finden Sie eine ausführlichere Definition des Begriffs „Regulatory Monitoring“, aber um es zusammenzufassen: Regulatory Monitoring bedeutet, die für die eigene Organisation geltenden Rechtsvorschriften zu identifizieren und auf dem Laufenden zu bleiben, d.h. über Entwicklungen oder Neuheiten, die den eigenen Sektor betreffen.
Im Anschluss an diese Überwachung müssen Sie eine Konformitätsbewertung durchführen und dann Maßnahmen ergreifen, um die Konformität der Punkte herzustellen, in denen Abweichungen von den Vorschriften festgestellt wurden.
Schritt 1: Die erste Konformitätsprüfung
➡️ Einrichtung des Prozesses:
Arbeitssitzungen zwischen den Ingenieuren und Juristen von Novallia und den Ansprechpartnern bei Kunden und Nutzern.
➡️ Erstellung der für das Unternehmen oder die Aktivität geltenden Rechtsvorschriften :
Das ausgelagerte Team von Novallia sammelt die Themen und die Liste der für das Unternehmen geltenden Texte.
➡️ Bereiche und Themen
Die Texte im Regulatory Monitoring Tool sind in große Teile, sogenannte „Bereiche“, unterteilt. Die Bereiche reichen von Umwelt über Energie, HR, Zoll, Banken und Lebensmittelsicherheit bis hin zu Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz.
Der entscheidende Teil dieses Schrittes ist die Zusammenstellung der für die Organisation geltenden Texte, die in der NV Compliance Webapplikation der benutzerdefinierten Datenbank zugewiesen werden.
Diese Liste wird entweder von Novallia aufgrund eines Fragebogens oder eines Besuchs auf dem Firmengelände erstellt oder vom Kunden übermittelt.
Schritt 2: Analyse und Erläuterung der Gesetzestexte und Identifizierung der Anforderungen für die Einhaltung der Vorschriften
Jeder anwendbare Text wird erläutert und in kleine Abschnitte unterteilt, die als regulatorische Anforderungen bezeichnet werden. Diese „Anforderungen“ sind kleine Teile des gesamten Textes, deren Einhaltung überwacht werden soll.
Diese Gliederung ist mit Kommentaren versehen, die von Novallias Expertenteam (Juristen und SGU-Ingenieure) verfasst wurden, um ein besseres Verständnis der Texte und eine schnellere Erfassung wichtiger Informationen zu ermöglichen, auch für eine Person, die keine Kenntnisse auf diesem Gebiet hat.
Das kleine Extra von Novallia :
👉 Wir können unserer Textdatenbank alle Anforderungen hinzufügen, die Sie möglicherweise benötigen: Auditberichte und Aktionspläne nach ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, …
Diese ersten beiden Schritte bilden die eigentliche Überwachung der Vorschriften. Sie ist eine gute Arbeitsgrundlage für die QHSE-Politik, aber nicht sehr hilfreich, wenn man nicht die Übereinstimmung seines Standortes oder seiner Aktivitäten mit diesen Gesetzestexten überwacht.
Schritt 3: Konformitätsbewertung
In diesem dritten Schritt wird Ihr Unternehmen, Ihre Aktivitäten oder Projekte mit den Rechtsvorschriften verglichen, um festzustellen, ob und in welchen Punkten Ihre Organisation den Rechtsvorschriften entspricht oder nicht entspricht.
Wie bei der Erstellung von Texten erfordert dieser Schritt viel Zeit, Wissen und Ressourcen.
Damit Sie bei der Durchführung von Konformitätsbewertungen Zeit sparen können, unterstützen Sie die Teams von Novallia bei der Durchführung dieser Bewertungen durch eine Besichtigung Ihrer Anlagen und Ausrüstungen und eine genaue Analyse der damit verbundenen Dokumente.
Die kleinen Extras von Novallia :
👉 Die Teams von Novallia verfügen über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Konformitätsbewertung von Industrieanlagen und erkennen sehr schnell Nichtkonformitäten und Punkte, die besondere Aufmerksamkeit erfordern werden.
👉 NV Compliance bietet Konformitätsbewertungen nach Volltext oder Anforderungen oder nach benutzerdefinierten Prüfschemata (z.B. gültig für eine Reihe von Stellen oder Agenturen mit Ähnlichkeiten).
Schritt 4: Erstellen Sie einen Aktionsplan zur Einhaltung der Vorschriften.
Nach Abschluss der Konformitätsbewertung haben Sie eine Reihe von Anforderungen ermittelt, an denen Ihre Organisation arbeiten muss, um die Konformität wieder herzustellen.
➡️ Für jede identifizierte Nichtkonformität können Sie dann eine Aktion vorbereiten. Und alle diese Maßnahmen werden in einem detaillierten Aktionsplan zusammengefasst.
Das gewisse Etwas von Novallia
👉 innerhalb der App kann für jede Nichtkonformität ein spezifischer Aktionsplan mit einem Verantwortlichen, einer Frist für die Lösung und regelmäßigen Erinnerungen verknüpft werden
Schritt 5: Halten Sie sich auf dem Laufenden über gesetzliche und regulatorische Neuerungen.
Jeder neue Text, der in Ihren Geltungsbereich fällt, wird in der Webanwendung angekündigt und in Anforderungen unterteilt.
Sie müssen dann Schritt 3 und 4 wiederholen: Bewerten Sie Ihre Konformität und erstellen Sie einen Aktionsplan, um die Nichtkonformitäten zu beseitigen.
Zum Abschluss
Die Vorteile der Digitalisierung der regulatorischen/rechtlichen Überwachung oder der Einhaltung von Vorschriften sind heute unbestritten: Zeitersparnis, Effizienzsteigerung, Nachvollziehbarkeit von Aktionen, Verfolgung von Aktionsplänen, Konsolidierung der Einhaltung von Vorschriften an einem Ort, etc.
Jetzt geht es darum, das richtige Werkzeug und die richtigen Leistungen für Ihr Unternehmen zu wählen. Novallia hat in den letzten 15 Jahren eine Lösung entwickelt, die das Fachwissen unserer Teams in den Bereichen Regulierung und Technik mit der Nutzung einer leistungsstarken Webanwendung, NV Compliance, verbindet.
Die Vorteile unserer NV Compliance Web App :
👉 Im Dashboard auf der Startseite zeigt Ihnen eine Reihe von Indikatoren den Stand Ihrer Compliance an. Sie können Ihre Compliance leicht steuern und den Beteiligten mitteilen, indem Sie Ihre Berichte und KPIs anpassen: Aufschlüsselung nach Standort, nach Standortgruppe, nach Land, Vergleich nach Datum, Export in verschiedene Formate,
👉 Die Texte der ISO-Normen können in die App integriert werden. So können Sie den Fortschritt der Aufgaben für Ihre Zertifizierung steuern.
👉 Ihr Konzern, die Muttergesellschaft oder Ihre Lieferanten haben eigene Anforderungen, auch das ist kein Problem, sie können in die Web-App für Monitoring und Compliance integriert werden.
Kurz gesagt, sparen Sie Zeit bei der Überwachung und Einhaltung von Vorschriften: Kontaktieren Sie uns!