L’adage bien connu le dit : nul n’est censé ignorer la loi ! Cette précaution est encore plus vraie dans le cas de la réglementation en hygiène et sécurité ou en environnement puisqu’il en va de la sécurité des collaborateurs, du respect de l’environnement et finalement de l’image de l’entreprise
➡️ L’enjeu principal c’est de réaliser une veille réglementaire exhaustive dans ces domaines. C’est un travail qui prend énormément de temps. Et, en tant que responsable HSE, il faut aussi manager ses équipes, effectuer des contrôles, participer à des réunions, rédiger des rapports, etc.
➡️ De plus, la compréhension des textes légaux est devenue très complexe à cause de la construction des textes et du jargon légal. Avez-vous une équipe entière dédiée à ce sujet? De plus, dans l’idéal, ses membres devraient avoir des connaissance en droit, et disposer de moyens techniques et de temps pour analyser les textes et ensuite transmettre les instructions aux personnes concernées pour se mettre en conformité avec les exigences de ces textes.
➡️ Le nombre de textes légaux ou réglementaires est exponentiel. Les lignes correspondant aux exigences de chaque texte se déploient dans un fichier Excel, rendant la lecture ardue et le risque d’erreur accru !
Cependant réaliser une veille réglementaire et mettre son entreprise en conformité est la base de toute stratégie en santé sécurité et un socle indispensable pour les certifications ISO 45001 et ISO 14001.
Tandis que beaucoup continuent à se fatiguer les yeux sur les nombreuses lignes des tableaux excel, certains ont décidé de passer à une solution digitale, une solution comme NV Compliance, par exemple.
Quels sont les principaux bénéfices d’une veille optimisée par une solution digitale ?
- gain de temps
- baisse des accidents
- culture sécurité commune
On vous détaille tout ci-dessous …
La veille réglementaire : qu’est ce que c’est ?
Vous pouvez regarder ici une définition de la veille réglementaire plus étoffée mais pour résumer : réaliser une veille réglementaire, c’est identifier les textes réglementaires applicables à son organisation et rester en veille, c’est-à-dire au courant des évolutions ou des nouveautés qui concernent son secteur.
Suite à cette veille, il faudra alors réaliser une évaluation de la conformité puis des actions de mise en conformité des points où l’on aura constaté des écarts avec la réglementation.
1ère étape : l’audit initial de conformité
➡️ Mise en place du processus :
Réunions de travail entre les ingénieurs et juristes experts de Novallia et les interlocuteurs clients et utilisateurs.
➡️ Établissement des textes réglementaires applicables à l’entreprise ou l’activité :
l’équipe externalisée de Novallia récolte les thèmes et la liste des textes applicables à l’entreprise.
➡️ Domaines et thèmes
Les textes présents dans l’outil de veille réglementaire sont triés en grandes parties appelées “domaines”. Les domaines réglementaires vont de l’Environnement à la Santé Sécurité au Travail en passant par l’Énergie, le droit RH, et pour l’Afrique : droits des douanes, le droit bancaire et sécurité alimentaire.
La partie cruciale de cette étape est la compilation des textes applicables à l’organisation qui seront attribués, au sein de l’appli web NV Compliance, à la Base Personnalisée.
Cette liste sera soit élaborée par Novallia suite à un questionnaire ou une visite du site de l’entreprise, soit transmise par le client.
2e étape : Analyse et explication des textes réglementaires et identification des exigences pour la mise en conformité
Chaque texte applicable est expliqué et découpé en petites sections qu’on appelle exigences réglementaires. Ces “exigences” sont des petites parties du texte entier dont on va contrôler la conformité.
Ce découpage est accompagné de commentaires rédigés par l’équipe des experts réglementaires (juristes et ingénieurs HSE) de Novallia afin de permettre une meilleure compréhension des textes et une saisie plus rapide des informations importantes, même pour une personne qui n’aurait pas de connaissance dans le domaine.
Le petit plus de Novallia :
👉 nous pouvons ajouter dans notre base de données de textes, toutes les exigences dont vous pourriez avoir besoin : rapports et plans d’actions d’audit ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, …
Ces deux premières étapes constituent la veille réglementaire à proprement parler. Celle-ci constitue une bonne base de travail pour sa politique QHSE mais ne sert pas fondamentalement si on ne contrôle pas la conformité de son site ou son activité par rapport à ces textes de loi.
3e étape : L’évaluation de la conformité
Cette 3e étape va comparer votre entreprise, vos activités ou projets, avec les textes réglementaires pour savoir si votre organisation est conforme à la réglementation ou non-conforme et sur quels points.
Comme pour l’établissement des textes, cette étape demande beaucoup de temps, de connaissances et de ressources.
Pour que vous puissiez gagner du temps dans les évaluations de conformité, les équipes de Novallia vont vous assister dans la réalisation de ces évaluations, grâce à une visite de vos installations et des équipements et à une analyse fine des documents associés.
Les petits plus de Novallia :
👉 les équipes de Novallia ont plus de 15 ans d’expérience dans l’évaluation de la conformité des sites industriels, elles repèrent très rapidement les non-conformités et les points qui vont nécessiter une attention particulière.
👉 NV Compliance propose des évaluations de conformité par texte entier ou par exigences, ou encore par grilles d’audit personnalisées (valables par exemple pour une série de postes ou d’agences présentant des similitudes)
4e étape : construire un plan d’actions de mise en conformité.
Une fois l’évaluation de conformité terminée, vous aurez cerné une série d’exigences sur lesquelles votre organisation devra travailler à retrouver une conformité.
➡️ Pour chaque non-conformité identifiée, vous pourrez alors préparer une action. Et toutes ces actions seront regroupées dans un plan d’actions détaillé.
Le petit plus de Novallia
👉 au sein de l’appli, pour chaque non-conformité, il peut être associé un plan d’action spécifique avec un responsable, une date limite de résolution et des rappels périodiques
5e étape : se mettre à jour sur les nouveauté légales et réglementaires
Chaque nouveau texte entrant dans votre champ d’application est annoncé sur l’application web et découpé en exigences.
Vous devrez alors reprendre l’étape 3 et 4 : évaluer votre conformité et réaliser un plan d’actions afin de lever les non-conformités.
Pour conclure
Les avantages de la digitalisation de la veille réglementaire / légale ou la conformité ne sont plus à démontrer à l’heure actuelle : gain de temps, gain d’efficacité, trace des actions, suivi des plans d’actions, consolidation de la conformité à un seul endroit, etc.
Il s’agit maintenant de choisi LE bon outil et les prestations qui conviendront à votre entreprise. Chez Novallia, nous avons mis au point, depuis 15 ans, une solution qui allie l’expertise de nos équipes en réglementation et en ingénierie et l’utilisation d’une appli web performante, NV Compliance.
Les avantages de notre appli web NV Compliance :
👉 Sur le tableau de bord de l’accueil, un ensemble d’indicateurs vous précise l’état d’avancement de votre conformité. Vous pourrez aisément piloter votre conformité et la communiquer aux parties prenantes en personnalisant vos rapports et vos KPI : répartition par site, par groupe de sites, par pays, comparaison par date, export sous différents formats,
👉 les textes des normes ISO peuvent être intégrés à l’appli. Vous pouvez donc piloter l’avancement des tâches pour votre certification.
👉 votre groupe, la maison mère ou vos fournisseurs ont des exigences propres, pas de soucis non plus, elles peuvent être intégrées dans l’appli web de veille et conformité.
Bref, gagnez du temps dans l’établissement de votre veille réglementaire et dans votre conformité : contactez-nous !