La veille réglementaire HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) ,notamment, est un processus essentiel pour les entreprises qui veulent maintenir leur conformité à la réglementation, aux exigences légales et aux normes. Dans un paysage réglementaire complexe et en évolution permanente, la mise en place d’une veille réglementaire efficace est une priorité pour garantir la conformité et minimiser les risques pour l’entreprise. Dans cet article vous retrouverez la procédure complète pour vous aider à mettre en place une veille réglementaire HSE efficace.
Qu’est-ce que la veille réglementaire HSE et pourquoi est-elle importante ?
La veille réglementaire HSE consiste à surveiller et à suivre les évolutions des lois, des réglementations et des normes qui impactent les activités d’une entreprise. Son importance réside dans plusieurs facteurs :
- Anticiper les changements : la veille réglementaire permet aux entreprises d’anticiper les changements à venir dans le champ réglementaire et de prendre des mesures proactives pour se conformer aux nouvelles exigences.
- Réduire les risques de non-conformité : En identifiant et en comprenant les exigences réglementaires applicables, les entreprises peuvent éviter les risques de non-conformité. Non-conformité qui peuvent entraîner amendes, sanctions ou dommages à la réputation.
- Maintenir la compétitivité : La conformité réglementaire est devenue un critère de plus en plus important pour les clients, les investisseurs et les partenaires commerciaux. En maintenant leur conformité, les entreprises renforcent leur crédibilité et leur compétitivité sur le marché.
👉 De plus, pour la certification des normes ISO ou autres référentiels, la veille réglementaire en tant que processus formalisé est obligatoire ! Pour piloter, notamment l’évaluation de conformité. Les chapitres qui attestent de cette obligation sont les suivants :
- Pour la Norme ISO 14001 : les chapitres 4.2; 4.3, 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4, 9.1.2, 9.3
- Pour la Norme ISO 50001 : les chapitres 4.2; 4.3, 5.2, 6.1.2, 6.2.2, 8.1, 9.1.2, 9.3
- Pour la Norme ISO 45001 : chapitres 4.2; 4.3, 5.1, 5.2, 6.1.1, 6.1.2.3, 6.1.3, 6.1.4, 7.3, 7.4.1, 8.1.3, 9.1.2, 9.2.1, 9.3
- Mais aussi dans le Référentiel MASE (Manuel d’Amélioration Sécurité Entreprise), on retrouve cette phrase : Un des principes essentiels de la « Politique Sécurité Santé Environnement » doit être de : « s’informer de la réglementation, l’appliquer et vérifier son application. »
Les phases clés pour une veille réglementaire efficace
La réalisation d’une veille réglementaire efficace nécessite une approche méthodique et bien structurée. Les différentes phases à suivre pour la veille réglementaire seront élaborées selon vos besoins et vos objectifs. Les points les plus importants pour l’efficacité de la démarche sont, bien sûr, la rigueur et l’exhaustivité !
Besoin n°1 : Le cadrage du projet et les bonnes questions à se poser
Que vous meniez votre projet de veille réglementaire en interne ou que vous choisissiez de l’externaliser (notamment avec Novallia, consultez les étapes ici), il faut mettre un cadre à votre projet. Essayez déjà de répondre à ces questions : Quels sont les objectifs ? Quels sont résultats attendus ? Pour quoi ? Est-ce une obligation des normes internationales ISO 14001 ou ISO 45001 ?
Qui sera le chef de projet ? Et qui est le responsable de la mise en conformité interne ? Qui fera le lien entre l’entreprise et le prestataire externe ? Quelles seront les parties prenantes ?
Quel temps et quel budget allez-vous allouer à ce projet ?
Besoin n°2 : Les sources d’information
En deuxième phase, il faut collecter l’information en sélectionnant les sources. En effet, toutes les sources ne sont pas à garder. Sélectionnez les sources d’informations les plus pertinentes et fiables pour surveiller les évolutions réglementaires. Cela peut inclure les sites gouvernementaux, les publications officielles, les revues spécialisées, etc.
👉 Attention : Vérifiez l’exhaustivité des données ! La principale difficulté est le suivi et l’exhaustivité. Il faut surveiller régulièrement – au moins une fois par mois- les mises à jour et les changements dans les réglementations. Assurez-vous de garder une trace de toutes les sources d’information utilisées.
Besoin n° 3 : Sélection des textes
Il s’agit d’identifier les domaines spécifiques de réglementation qui sont pertinents pour votre entreprise. Cela peut inclure les réglementations nationales, régionales, cantonales (pour la Suisse), des normes sectorielles ou industrielles, des lois environnementales européennes, mais aussi des Normes internationales telles que les standards ISO.
Besoin n° 4 : élaborer le registre réglementaire et ordonner les textes.
Organisez les données collectées de manière systématique : par exemple, vous pouvez organiser les textes par thèmes (Environnement, Sécurité, etc) et/ou par sous-thème (Qualité de l’air, transport, …) selon la thématique requise par votre organisation. * C’est ce que nous mettons en place dans notre outil web de veille et conformité NV compliance
👉 N’oubliez pas de noter la date de création et de mise à jour du texte afin d’avoir toujours la dernière version du texte !
Besoin n° 5 : Analyser les textes et rendre les exigences compréhensibles
Afin que la veille réglementaire soit efficace, vous devez analyser chaque texte pour que les exigences réglementaires que celui-ci affiche soient compréhensibles par toutes les parties prenantes de l’entreprise. Cette tâche s’appuie sur des compétences juridiques et techniques que seuls les experts spécialisés en réglementation possèdent.
Besoin n° 6 : Rendre le projet de veille réglementaire lisible et accessible à tous
Le résultat de la veille réglementaire ou veille légale doit être diffusé à toutes les personnes concernées. Assurez-vous d’avoir un document organisé et à jour, consultable par toutes les parties prenantes.
Les étapes indispensables pour mettre votre entreprise en conformité avec les exigences choisies.
Une fois le registre réglementaire composé et les exigences mises en avant, il faut mesurer la conformité de votre organisation avec ces exigences.
Pour être efficace, il faut être rigoureux !
- Évaluation de conformité : chaque exigence doit être évaluée !
- Pour chaque non-conformité, il vous faudra mettre en place un plan d’action correctives. En fonction des exigences réglementaires identifiées, élaborez un plan d’action pour mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la conformité de l’entreprise.
- Découpage des plans d’actions en tâches
- Pour chaque plan d’action, nommez un responsable des tâches et une date d’exécution du plan d’action.
Le rôle des responsables et les bonnes pratiques
Les responsables HSE ou QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) jouent un rôle crucial dans la supervision et la coordination de la veille réglementaire. Voici les bonnes pratiques à suivre pour garantir une veille réglementaire efficace :
- Engagement et responsabilité : l’engagement des responsables est essentiel pour assurer la mise en œuvre et le suivi de la veille réglementaire.
- Coordination et communication : Assurez-vous que les informations réglementaires sont communiquées de manière efficace à toutes les personnes concernées par la conformité.
- Formation et sensibilisation : fournissez une formation adéquate aux collaborateurs – qui en ont besoin – sur les exigences réglementaires pertinentes pour leur domaine d’activité.
- Utilisation d’outils numériques : N’hésitez pas à convaincre votre direction d’investir dans des outils web de veille et conformité réglementaire. Ces applications numériques sont spécialisées pour automatiser et faciliter le processus de veille réglementaire.
L’apport des outils numériques dans la veille réglementaire
Les outils numériques, tels que les applications web de gestion de la conformité réglementaire (comme NV Compliance), peuvent grandement faciliter le processus de veille. Ces outils offrent plusieurs avantages, notamment :
- Mise à jour des textes automatique dans l’application & suivi des changements réglementaires en temps réel
- Centralisation et organisation des informations
- Génération de rapports personnalisés
En investissant dans des outils numériques spécialisés, les entreprises optimisent leur processus de veille réglementaire et garantissent une conformité continue aux normes et réglementations en vigueur.
Conclusion
La veille réglementaire est un élément essentiel de la gestion des risques et de la conformité pour les entreprises opérant dans des environnements réglementés. En suivant une approche méthodique et en utilisant les outils appropriés, les entreprises peuvent anticiper les changements réglementaires, réduire les risques de non-conformité et maintenir leur compétitivité sur le marché. Si en plus elles investissent dans des outils numériques spécialisés, elles améliorent leur processus de veille et gagnent en efficacité et en temps pour assurer continuellement leur conformité aux exigences légales et réglementaires.