Les enjeux d’un bon outil de veille réglementaire
En matière de réglementation, la tendance n’est pas à la simplification, surtout en Europe. Les lois évoluent, changent très vite, et impactent le pays ou le groupement dans lequel elles sont émises mais également les pays limitrophes. En effet, l’Union Européenne produit des réglementations qui vont bien sûr influencer les entreprises de leurs membres mais également la Suisse, ainsi que les pays hors UE et Suisse, comme les pays africains dans lesquels sont implantés des groupes internationaux.
Aujourd’hui, la complexité de réaliser une veille réglementaire exhaustive pousse les entreprises à confier cette mission à des partenaires de confiance dotés d’équipes expertes en réglementation ainsi que d’outils digitaux ou logiciels permettant l’accès à des bases de données de textes digitalisées.
Quels points devez-vous évaluer lors du choix de votre outil de veille réglementaire ?
1. La personnalisation
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes obligations réglementaires. C’est pourquoi votre outil de veille réglementaire doit offrir des options de personnalisation avancées.
Assurez-vous qu’il vous permette de filtrer les informations selon votre secteur d’activité, les domaines que vous voulez couvrir ainsi que les sous-domaines (par exemple : dans le domaine de l’environnement, vous pouvez avoir le sous-domaine “qualité de l’air”), et vos exigences spécifiques (exigences du groupe, ou exigences normatives).
La personnalisation a un coût, si vous préférez de la veille standardisée, vous pourrez économiser sur ce point. Attention cependant à ne pas répercuter cette économie sur le temps de travail qui concerne le tri des textes !
2. La régularité de la mise à jour des textes
Selon les prestataires, la mise à jour des textes pourra être plus ou moins régulière. Il faudra veiller à cet élément avant de vous engager car une veille de qualité sur la réglementation repose sur des sources fiables et des mises à jour régulières.
3. Une gestion fluide des accès utilisateurs
Un bon outil de veille réglementaire doit proposer une gestion des droits d’accès adaptée à chaque utilisateur. Pour un groupe industriel ayant de multiples sites notamment, les collaborateurs doivent pouvoir accéder facilement aux informations essentielles, selon leur niveau de responsabilité. Certains outils permettent même de paramétrer des alertes personnalisées pour que chaque utilisateur ne reçoive uniquement des informations qui le concernent, cela concerne notamment les plans d’actions.
👉 Astuce : vos équipes peuvent changer ! Si vous avez une solution qui permet l’inscription d’un nombre d’utilisateurs illimités, vos coûts par utilisateurs ne changeront pas et vous ne devrez pas revoir le contrat avec votre prestataire.
4. Un classement de textes avec explication et moteur de recherche
Un flux d’informations réglementaires non trié peut vite devenir ingérable. Optez pour une solution qui classe et explique clairement les nouvelles obligations : nouveaux textes, modifications de textes ou textes abrogés.
Certains outils offrent des analyses rédigées par des experts, des FAQ interactives et des résumés synthétiques. L’objectif est de vous faire gagner du temps en accédant à l’essentiel sans effort.
5. La possibilité d’évaluer sa conformité
Connaître la réglementation c’est le premier pas. Pour aller plus loin, on doit évaluer la conformité de son entreprise et remédier aux non-conformités. Un outil complet de veille réglementaire permet cette fonctionnalité et propose aussi un module de gestion des plans d’actions.
6. Un échange direct avec les experts
Face à des textes juridiques complexes, il est primordial d’avoir un accompagnement réactif. Privilégiez les plateformes qui permettent de poser directement vos questions à des spécialistes. Un support compétent et disponible fait toute la différence lorsqu’une réglementation soulève des incertitudes. Cette fonctionnalité a un coût mais est indispensable pour une gestion sereine de votre mise en conformité par rapport aux réglementations.
7. L’expertise et la synergie des équipes derrière l’outil
Au-delà des fonctionnalités, l’expertise de l’équipe qui alimente et met à jour votre outil est essentielle. Les solutions développées par des juristes et des ingénieurs spécialisés dans votre secteur seront beaucoup plus proches de vos besoins. En effet, la combinaison de ces deux fonctions est un plus pour la gestion de site industriel : d’un côté la connaissance parfaite de la réglementation et de l’autre la connaissance parfaite de l’application de cette réglementation.
Faites le bon choix dès aujourd’hui !
Ne laissez pas la complexité réglementaire freiner votre activité. Optez pour un outil de veille réglementaire adapté à vos besoins. Chez Novallia, nous pouvons vous proposer 2 outils de veille réglementaires : l’outil complet NV Compliance et notre outil simple de bases de données de texte NV Legal
NV Compliance est un des meilleurs outil de veille réglementaire du marché et possède toutes les qualités mentionnées ci-dessus :
- personnalisation
- régularité des mises à jour et fiabilité
- des accès illimités au niveau utilisateurs : vous ne payez que pour l’abonnement, pas pour le nombre de connexions
- un moteur de recherche puissant renforcé bientôt par l’IA
- un module conformité et un module plan d’actions efficaces
- une hotline performante
- et enfin : un suivi humain coordonné et chaleureux
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